HR Integritetspolicy

Ikraftträdande: 01/03/2023

ACCO Brands Corporation, inklusive dess dotterbolag (tillsammans kallade "ACCO Brands", "vi", "oss" eller "vårt företag"), har åtagit sig att skydda integriteten hos sina blivande anställda, befintliga anställda, tidigare anställda samt entreprenörer som arbetar på uppdrag av vårt företag.

Vilka är de viktigaste punkterna i detta meddelande?
Vad omfattar detta meddelande?
Vilken ACCO Brands enhet kontrollerar mina personuppgifter?
Vilka personuppgifter samlar vi in?
Från vilka källor samlar vi in personuppgifter?
Hur använder vi dina personuppgifter och vad är den rättsliga grunden?
Vem delar vi personuppgifter med?
Till vilka länder överför vi dina personuppgifter?
Vilka andra rättigheter har du?
Hur länge kommer vi att behålla din information?
Hur vet jag om detta meddelande har uppdaterats eller ändrats?
Vem kontaktar jag med frågor eller funderingar kring mina personuppgifter?

Vilka är de viktigaste punkterna i detta meddelande?

De viktigaste punkterna i detta meddelande som du borde ha vetskap om är:

För potentiella, befintliga och tidigare anställda är den personuppgiftsansvarige för dina personuppgifter i allmänhet den enhet som du ansöker till, som du är anställd av eller som du tidigare var anställd av. För entreprenörer och konsulter är den personuppgiftsansvarige för dina personuppgifter i allmänhet den enhet till vilken du tillhandahåller dina tjänster.

Vi samlar in olika typer av personuppgifter, inklusive några speciella kategorier av personuppgifter (ofta kallade känsliga personuppgifter), för att hantera vår relation med dig och för att driva vår verksamhet.
Beroende på omständigheterna förlitar vi oss på olika rättsliga grunder för att behandla dina uppgifter. Dessa inkluderar bearbetning av data för att fullgöra ett avtal med dig, för att följa gällande lagar, för att uppfylla våra legitima intressen och dina legitima intressen och för att uppfylla andra syften för vilka du tillhandahåller ditt uttryckliga samtycke.
De flesta av dina personuppgifter förblir hos din lokala arbetsgivare, men vissa uppgifter kommer att delas med ACCO Brands dotterbolag runt om i världen. Dina personuppgifter kommer även att delas med andra företag och tjänsteleverantörer, såsom löneleverantörer, IT–tjänsteleverantörer och försäkringsbolag. Vi säljer inte dina personuppgifter.
När vi överför dina personuppgifter till ett annat land skyddar vi uppgifterna med hjälp av olika mekanismer, såsom statliga beslut om adekvat skyddsnvå, standardavtalsklausuler eller statligt erkända certifieringar.
Du har rättigheter till hur dina personuppgifter används, som att be om att få åtkomst till dina uppgifter, ta bort dina uppgifter eller få dem korrigerade. Dessa rättigheter är i vissa fall begränsade.
Du kan nå ut till DataPrivacy@acco.com när som helst om du har frågor eller funderingar kring din integritet. Du kan även kontakta din lokala affärspartner för personalresurser.

Vad omfattar detta meddelande?

Detta meddelande beskriver hur vi samlar in och använder dina personuppgifter som en del av ditt rekryterings–, anställnings– eller avtalsförhållande med vårt företag.

I vissa regioner kan olika juridiska krav gälla, och vi kan även samla in olika typer av personuppgifter. Landsspecifik information beskrivs i bilaga 1 till detta meddelande.

Vilken ACCO Brands enhet kontrollerar mina personuppgifter?

För potentiella, befintliga och tidigare anställda är den personuppgiftsansvarige för dina personuppgifter i allmänhet den enhet som du ansöker till, som du är anställd av eller som du tidigare var anställd av.

För entreprenörer och konsulter är den personuppgiftsansvarige för dina personuppgifter i allmänhet den enhet till vilken du tillhandahåller dina tjänster.

För ett begränsat antal syften kommer vår enhet ACCO Brands US, ACCO Brands USA LLC ("ABUL") och respektive lokal enhet att agera som gemensamma personuppgiftsansvariga. Detta innebär att ABUL och den lokala enheten är ansvariga för att bestämma hur vi ska behålla och använda personlig information om dig, men att ABUL och den lokala enheten också kommer att samarbeta för att säkerställa att dataskyddet efterlevs. Ytterligare information om detta ämne finns i avsnittet " Med vem delar vi personuppgifter? " nedan.

Vilka personuppgifter samlar vi in?

Vi kommer samla in och använda följande personuppgifter för att hantera ditt rekryterings–, anställnings– eller avtalsförhållande:

Personliga uppgifter – ditt namn, flick– eller pojknamn, födelsedatum, kön, hemadress, personlig e–postadress, personligt telefonnummer, kontaktuppgifter för nödsituationer, civilstånd, familjemedlemsinformation, skatte–ID–nummer, nationella ID–nummer, medborgarskap och invandringsstatus, kopior av identitetsdokumentation;
Uppgifter före anställning – meritförteckning, yrkestitel, yrkeserfarenhet, tidigare anställningshistorik, utbildning, färdigheter, certifieringar, talade språk, resultat av bakgrundskontroller (endast där det är tillåtet enligt lokal lagstiftning och med förbehåll för eventuella nödvändiga samtycken) och uttalanden från referenser;
Anställningsuppgifter – anställningsdatum, anställds–ID, lönenummer, arbetstelefon, e–post, arbetsadress, resepreferenser, företagsfordonsinformation, personliga fordonsuppgifter (endast om det krävs för parkeringskort), chef, avdelning, förmåner, lönegrad, anställningsstatus, anställningskategori, prestationshistorik, utbildningsregister, bedömningsresultat, information om kompetens och utveckling, karriärplaner, register över disciplinära åtgärder, interna utredningsregister, rapporter om potentiell eller misstänkt missförhållande, uppsägningsdatum och anledning;
Finansiell information – lön, incitament, förmåner, bankkontos dirigering och kontonummer, utgiftsposter, mottagarnas namn, födelsedatum, kön och all annan information som behövs för betalnings– och beskattningsändamål;
Dator– och nätverksinformation – ACCO Brands dator och nätverksuppgifter, e–postmeddelanden, snabbmeddelanden, annan elektronisk kommunikation, brandväggsloggar, systemanvändningsdata och systemåtkomstdata;
Fotografi och video – fotografier, videoinspelningar och information om sociala medier som du frivilligt delar med oss; och
CCTV-inspelningar – videoinspelningar med sluten tv-krets utanför och inom våra kontor och fabriker.

Vi samlar även in följande specialkategorier av personuppgifter (ofta kallade känsliga uppgifter):

Hälsoinformation – medicinsk certifiering, information om medicinsk ledighet, arbetsrelaterade skador och sjukdomar, arbetsbegränsningar, graviditetsstatus, alla nödvändiga rimliga boenden, sjukförsäkringsskydd och information som du frivilligt delar med oss (endast där det är tillåtet enligt lokal lagstiftning och föremål för någon nödvändiga samtycken).

Från vilka källor samlar vi in personuppgifter?

Vi samlar in personuppgifter från dig direkt och från tredje part, t.ex. rekryteringsbyråer. Vi använder dessa uppgifter för de ändamål som anges nedan i avsnittet "Hur använder vi din information och vad är den rättsliga grunden?".

Hur använder vi dina personuppgifter och vad är den rättsliga grunden?

Vi använder dina personuppgifter för de ändamål och enligt de rättsliga grunder som beskrivs nedan. Vi har i stort sett grupperat "typerna av personuppgifter som behandlas" för varje syfte för att göra det här meddelandet lättare att läsa, men vi behandlar endast de typer av personuppgifter som är nödvändiga för att uppnå respektive listat syfte.

De rättsliga grunder som vi använder oss av är:

Legitima intressen - detta innebär att behandlingen av uppgifter är nödvändig för ACCO Brands eller en tredje parts legitima intressen, som inte åsidosätts av individers integritetsrättigheter;
Att ingå och utföra avtal – detta innebär att behandlingen av uppgifter är nödvändig för att ingå eller fullfölja ett avtal med individen;
Överensstämmelse med lagen – detta innebär att behandlingen av uppgifter är nödvändig för att uppfylla en rättslig förpliktelse
Samtycke – detta innebär att behandlingen sker i enlighet med en persons frivilliga, specifika, informerade, otvetydiga och påvisbara samtycke.

Om du har några frågor eller vill ha ytterligare information om ändamålen, de rättsliga grunderna eller de typer av uppgifter som behandlas, vänligen kontakta oss på följande adress DataPrivacy@acco.com.

Ändamål	Typer av bearbetade data	Rättslig grund
Rekrytering Vi bearbetar personuppgifter för att hitta potentiella kandidater, genomföra intervjuer och slutligen anställa de bästa kandidaterna.	Personuppgifter Information före anställning	Legitima intressen Vi har ett legitimt intresse av att hitta de bästa kandidaterna för vårt företag. Att ingå och utföra avtal Vi behöver behandla personuppgifter för att kunna ingå ett avtals- eller anställningsförhållande med dig. Överensstämmelse med lagen Vi behöver behandla personuppgifter för att följa rådande arbetsrätt och andra lagar. Samtycke Vi förlitar oss på uttryckligt samtycke för att lagra information om potentiella kandidater som inte anställs, om de vill att vi ska lagra den informationen, för att kunna komma i fråga för framtida tjänster.
Mottagning När en kandidat har valts ut bearbetar vi personuppgifter för att ta emot kandidaten.	Personuppgifter Information före anställning Anställningsinformation Finansiell information Hälsoinformation	Att ingå och utföra avtal Vi måste bearbeta personuppgifter för att kunna ingå avtals– eller anställningsförhållande med dig. Överensstämmelse med lagen Vi är enligt lag skyldiga att samla in och lagra personuppgifter som en del av mottagningsprocessen, exempelvis för skattesyfte.
Tidtagning och löner Vi bearbetar personuppgifter för att spåra arbetstid, arbetad ledighet och administration av löner.	Personuppgifter Anställningsinformation	Att ingå och utföra avtal Vi måste bearbeta personuppgifter för att kompensera dig som en del av vårt avtals– eller anställningsförhållande med dig. Överensstämmelse med lagen Vi är enligt lag skyldiga att samla in och lagra löneuppgifter för ändamål som finansiell rapportering och beskattning.
Administration av förmåner Vi bearbetar personuppgifter som en del av administrationen av förmåner, liksom tillhandahållande av kafeteriaersättningar (där så är tillämpligt), försäkringsskydd, pensionsfinansiering och lagerförmåner.	Personuppgifter Anställningsinformation Hälsoinformation	Ingå och genomföra ett avtal Vi behöver behandla personuppgifter för att administrera avtalsenliga förmåner. Överensstämmelse med lagen Vi är skyldiga enligt lag att ge anställda vissa förmåner. Legitima intressen Även om det inte krävs enligt lag har vi ett legitimt intresse av att tillhandahålla förmåner för att attrahera och behålla anställda.
Utveckling och prestationshantering Vi använder personuppgifter för prestations– och talanghantering, successions– och karriärplanering, utbildning, karriär– och ledarskapsutveckling, prisutmärkelser, mångfaldsmetoder och genomförande av medarbetarundersökningar. Vi använder även personuppgifter efter behov när vi hanterar disciplinära processer.	Personuppgifter Anställningsinformation Dator– och nätverksinformation	Att ingå och utföra avtal För att uppfylla vårt avtal med dig måste vi behandla dina personuppgifter för att höja meriter och vidta disciplinära åtgärder i händelse av avtalsbrott. Legitima intressen Vi har ett legitimt intresse av att hjälpa våra anställda att utvecklas och växa i vårt företag. Vi har också ett legitimt intresse av att främja en rättvis arbetsplats som består av personer med olika åsikter och bakgrunder. Vi har också legitima intressen i att fastställa arbetsnormer och att upprätthålla efterlevnaden av vår uppförandekod, våra policyer och lagen.
Avslutning av anställning Vi behandlar personuppgifter som en del av uppsägningsförfarandet, inklusive för att säkerställa att du får rätt kompensation, för att ta bort din systemåtkomst och för att genomföra uppsägningsintervjuer. Vid tillämpliga fall tillhandahåller vi även referensbrev som bekräftar en tidigare medarbetares anställning vid ACCO Brands.	Personuppgifter Information före anställning Anställningsinformation Finansiell information	Ingå och genomföra kontrakt Vi måste bearbeta personuppgifter för att säga upp vårt anställningsavtal med dig. Överensstämmelse med lagen Vi är enligt lag skyldiga att vidta vissa steg under uppsägningsförfarandet och lagra personuppgifter under en viss tid efteråt. Vi måste bearbeta personuppgifter för att säga upp vårt anställningsavtal med dig. Vi är enligt lag skyldiga att vidta vissa steg under uppsägningsförfarandet och lagra personuppgifter under en viss tid efteråt. Vidare kräver vissa lagar att vi tillhandahåller referensbrev för tidigare anställda. Samtycke Vi förlitar oss på ditt uttryckliga samtycke för att genomföra avgångsintervjuer för att bättre förstå orsakerna till varför anställda lämnar. Vi förlitar oss på ditt uttryckliga samtycke av att stödja tidigare anställda med referensbrev.
Kommunikation Vi använder personuppgifter i intern och extern kommunikation, inklusive publicering av information på våra webbplatser och värd för evenemang.	Personuppgifter Fotografering och video	Samtycke Vi förlitar oss på ditt uttryckliga samtycke för att använda foton eller videor av dig i kommunikationen. Legitima intressen Vi förlitar oss på våra legitima intressen för att underlätta kommunikation, främja en positiv arbetsmiljö och vår verksamhet.
Hälsa och säkerhet Vi bearbetar personuppgifter för att göra ergonomiska bedömningar, se till att individer får medicinsk vård för arbetsskador, hanterar arbetstagares ersättningskrav och respektera alla medicinskt nödvändiga arbetsbegränsningar.	Personuppgifter Anställningsinformation Hälsoinformation	Överensstämmelse med lagen Vi är juridiskt skyldiga att skydda de anställdas och andras säkerhet i våra lokaler. Legitima intressen Även om det inte krävs enligt lag har ACCO Brands och anställda båda legitima intressen av att främja anställdas välbefinnande, hälsa och säkerhet. Individuella vitala intressen I händelse av att en person skadas och kräver omedelbar läkarvård behandlar vi personuppgifter för individens vitala intressen.
Tillgång och säkerhet för anläggningar Vi använder personuppgifter för att tillhandahålla individer tillgång till våra anläggningar och parkeringsområden genom att utfärda ID–märken eller parkeringstillstånd. Vi bearbetar även personuppgifter i form av CCTV inspelningar.	Personuppgifter CCTV inspelningar	Att ingå och utföra avtal För att uppfylla vårt avtal med dig måste vi tillhandahålla en lämplig arbetsplats. Legitima intressen Vi har ett legitimt intresse av att tillhandahålla en arbetsplats. Vi har också legitima intressen i att förhindra stöld, avskräcka från olagligt beteende, skydda individers fysiska säkerhet och ACCO Brands anläggningar och tillgångar.
Verksamhetens administration Vi bearbetar personuppgifter som en del av vår affärsverksamhet, inklusive kostnadshantering, affärsresor, planering, budgetering, kalibrering, personalantal, genomförande av juridiska instrument, tillhandahållande av systemåtkomst, hantering av våra IT–system och infrastruktur, skapande av företagskataloger, genomförande av avtal med andra enheter och hantera relationer med andra enheter.	Personuppgifter Anställningsinformation Finansiell information Dator– och nätverksinformation	Legitima intressen Vi har legitima intressen i att upprätthålla ett framgångsrikt företag, att på ett adekvat sätt redovisa och prognostisera ekonomiska mått, underlätta kommunikation, hantera vår personalstyrka och hantera relationer med andra enheter och individer.
Cybersäkerhet Vi bearbetar personuppgifter för att skydda säkerheten och funktionaliteten i våra system och data. Detta inkluderar autentisering av användaråtkomst, hantering av brandväggar, hantering av antivirusskydd och antimalware, granskning av systemåtkomstloggar, övervakningssystem för skadlig aktivitet, förhindrande av nätfiskeförsök, identifiering och lösning av säkerhetsöverträdelser och förhindrande av bedrägerier. Cybersäkerhetsteamet utför också periodiska nätfiskekampanjer för att mäta anställdas förmåga att identifiera och korrekt svara på potentiella nätfiske-e-postmeddelande. Vi kan även komma åt ACCO Brands datorer, e–postmeddelanden, snabbmeddelanden, poster och nätverksinformation efter behov för att undersöka potentiella säkerhetsöverträdelser (med förbehåll för eventuella juridiska och sekretesskrav samt anställdas företagsråd eller fackliga rättigheter). Men vi övervakar inte aktivt e–postmeddelanden, snabbmeddelanden, datoranvändning eller internetanvändning.	Personuppgifter Dator– och nätverksinformation	Överensstämmelse med lagen Vi är skyldiga av vissa lagar att upprätthålla säkerheten och sekretessen för personuppgifter. Vi är även skyldiga enligt olika finanslagar att säkerställa att våra finansiella och IT–kontroller är tillräckliga. Legitima intressen Vi har legitima intressen i att skydda säkerheten för vårt företags konfidentiella information samt personuppgifter som samlats in från individer.
Främja efterlevnad av företagspolicyn och lagen Vi bearbetar personuppgifter för att främja efterlevnad av vår uppförandekod, vår policy, våra förfaranden och lagen. Detta inkluderar att utfärda policyer för anställda, samordna utbildning, be anställda att avslöja intressekonflikter, ta emot medarbetarrapporter, upprätthålla vår etiska telefonlinje och genomföra utredningar och revisioner. Som en del av utredningarna kan vi komma åt ACCO Brands datorer, e–postmeddelanden, snabbmeddelanden, register och nätverksinformation (med förbehåll för alla juridiska– och sekretesskrav samt anställdas arbetsråd eller fackliga rättigheter).	Personuppgifter Anställningsinformation Finansiell information Dator– och nätverksinformation CCTV inspelningar	Överensstämmelse med lagen ACCO Brands och dess anställda är skyldiga att följa lagen. Vissa lagar kräver att ACCO Brands implementerar vissa policyer, utbildningar och rapporteringsmekanismer. De kräver även att ACCO Brands undersöker och hanterar potentiella överträdelser som diskriminering. Om statliga myndigheter inleder en granskning eller utredning kan ACCO Brands vara skyldig att samarbeta. Legitima intressen Som en amerikansk företagskoncern har ACCO Brands även legitima intressen av att följa amerikanska lagar. Det har även legitima intressen i att främja efterlevnad och etik i hela företaget.
Att svara på rättmätiga statliga förfrågningar och att frivilligt lämna information till regeringen Vi använder och tillhandahåller personuppgifter i enlighet med lagliga förfrågningar från tillsynsmyndigheter, civilrättsliga eller straffrättsliga myndigheter, inklusive för att uppfylla krav på säkerhet eller brottsbekämpning. Vi kan också frivilligt lämna information till myndigheter eller självreglerande enheter för att skydda vårt företag.	Personuppgifter Information före anställning Anställningsinformation Finansiell information Dator– och nätverksinformation Hälsoinformation CCTV inspelningar	Överensstämmelse med lagen ACCO Brands och dess anställda är skyldiga att följa lagen, inklusive att svara på juridiska förfrågningar från statliga eller självreglerande enheter. Legitima intressen Även om det inte krävs enligt lag kan ACCO Brands frivilligt lämna ut information till statliga myndigheter eller samarbeta med en statlig utredning för att skydda dess ekonomiska intressen och rykte.
Genomföra och försvara juridiska anspråk Vi använder personuppgifter när vi genomför eller försvarar oss mot rättsliga anspråk, exempelvis i arbetstvister. Vi kan även använda personuppgifter för att svara på förfrågningar om upptäckt i tvister.	Personuppgifter Information före anställning Anställningsinformation Finansiell information Dator– och nätverksinformation Hälsoinformation CCTV inspelningar	Legitima intressen Vi har legitima ekonomiska och ansedda intressen i att driva rättsliga anspråk eller försvara vårt företag från juridiska anspråk. Genomföra eller försvara juridiska anspråk Endast där det är nödvändigt kan vi bearbeta särskilda kategorier av personuppgifter, såsom hälsoinformation, för att genomföra eller försvara rättsliga anspråk.

Ändamål

Typer av bearbetade data

Rättslig grund

Rekrytering

Vi bearbetar personuppgifter för att hitta potentiella kandidater, genomföra intervjuer och slutligen anställa de bästa kandidaterna.

Personuppgifter

Information före anställning

Legitima intressen
Vi har ett legitimt intresse av att hitta de bästa kandidaterna för vårt företag.

Att ingå och utföra avtal
Vi behöver behandla personuppgifter för att kunna ingå ett avtals- eller anställningsförhållande med dig.

Överensstämmelse med lagen
Vi behöver behandla personuppgifter för att följa rådande arbetsrätt och andra lagar.

Samtycke
Vi förlitar oss på uttryckligt samtycke för att lagra information om potentiella kandidater som inte anställs, om de vill att vi ska lagra den informationen, för att kunna komma i fråga för framtida tjänster.

Mottagning

När en kandidat har valts ut bearbetar vi personuppgifter för att ta emot kandidaten.

Personuppgifter

Information före anställning

Anställningsinformation

Finansiell information

Hälsoinformation

Att ingå och utföra avtal
Vi måste bearbeta personuppgifter för att kunna ingå avtals– eller anställningsförhållande med dig.

Överensstämmelse med lagen
Vi är enligt lag skyldiga att samla in och lagra personuppgifter som en del av mottagningsprocessen, exempelvis för skattesyfte.

Tidtagning och löner

Vi bearbetar personuppgifter för att spåra arbetstid, arbetad ledighet och administration av löner.

Personuppgifter

Anställningsinformation

Att ingå och utföra avtal
Vi måste bearbeta personuppgifter för att kompensera dig som en del av vårt avtals– eller anställningsförhållande med dig.

Överensstämmelse med lagen
Vi är enligt lag skyldiga att samla in och lagra löneuppgifter för ändamål som finansiell rapportering och beskattning.

Administration av förmåner

Vi bearbetar personuppgifter som en del av administrationen av förmåner, liksom tillhandahållande av kafeteriaersättningar (där så är tillämpligt), försäkringsskydd, pensionsfinansiering och lagerförmåner.

Personuppgifter

Anställningsinformation

Hälsoinformation

Ingå och genomföra ett avtal
Vi behöver behandla personuppgifter för att administrera avtalsenliga förmåner.

Överensstämmelse med lagen
Vi är skyldiga enligt lag att ge anställda vissa förmåner.

Legitima intressen
Även om det inte krävs enligt lag har vi ett legitimt intresse av att tillhandahålla förmåner för att attrahera och behålla anställda.

Utveckling och prestationshantering

Vi använder personuppgifter för prestations– och talanghantering, successions– och karriärplanering, utbildning, karriär– och ledarskapsutveckling, prisutmärkelser, mångfaldsmetoder och genomförande av medarbetarundersökningar. Vi använder även personuppgifter efter behov när vi hanterar disciplinära processer.

Personuppgifter

Anställningsinformation

Dator– och nätverksinformation

Att ingå och utföra avtal
För att uppfylla vårt avtal med dig måste vi behandla dina personuppgifter för att höja meriter och vidta disciplinära åtgärder i händelse av avtalsbrott.

Legitima intressen
Vi har ett legitimt intresse av att hjälpa våra anställda att utvecklas och växa i vårt företag. Vi har också ett legitimt intresse av att främja en rättvis arbetsplats som består av personer med olika åsikter och bakgrunder. Vi har också legitima intressen i att fastställa arbetsnormer och att upprätthålla efterlevnaden av vår uppförandekod, våra policyer och lagen.

Avslutning av anställning

Vi behandlar personuppgifter som en del av uppsägningsförfarandet, inklusive för att säkerställa att du får rätt kompensation, för att ta bort din systemåtkomst och för att genomföra uppsägningsintervjuer. Vid tillämpliga fall tillhandahåller vi även referensbrev som bekräftar en tidigare medarbetares anställning vid ACCO Brands.

Personuppgifter

Information före anställning

Anställningsinformation

Finansiell information

Ingå och genomföra kontrakt
Vi måste bearbeta personuppgifter för att säga upp vårt anställningsavtal med dig.

Överensstämmelse med lagen
Vi är enligt lag skyldiga att vidta vissa steg under uppsägningsförfarandet och lagra personuppgifter under en viss tid efteråt. Vi måste bearbeta personuppgifter för att säga upp vårt anställningsavtal med dig. Vi är enligt lag skyldiga att vidta vissa steg under uppsägningsförfarandet och lagra personuppgifter under en viss tid efteråt. Vidare kräver vissa lagar att vi tillhandahåller referensbrev för tidigare anställda.

Samtycke

Vi förlitar oss på ditt uttryckliga samtycke för att genomföra avgångsintervjuer för att bättre förstå orsakerna till varför anställda lämnar. Vi förlitar oss på ditt uttryckliga samtycke av att stödja tidigare anställda med referensbrev.

Kommunikation
Vi använder personuppgifter i intern och extern kommunikation, inklusive publicering av information på våra webbplatser och värd för evenemang.

Personuppgifter

Fotografering och video

Samtycke
Vi förlitar oss på ditt uttryckliga samtycke för att använda foton eller videor av dig i kommunikationen.

Legitima intressen
Vi förlitar oss på våra legitima intressen för att underlätta kommunikation, främja en positiv arbetsmiljö och vår verksamhet.

Hälsa och säkerhet

Vi bearbetar personuppgifter för att göra ergonomiska bedömningar, se till att individer får medicinsk vård för arbetsskador, hanterar arbetstagares ersättningskrav och respektera alla medicinskt nödvändiga arbetsbegränsningar.

Personuppgifter

Anställningsinformation

Hälsoinformation

Överensstämmelse med lagen
Vi är juridiskt skyldiga att skydda de anställdas och andras säkerhet i våra lokaler.

Legitima intressen
Även om det inte krävs enligt lag har ACCO Brands och anställda båda legitima intressen av att främja anställdas välbefinnande, hälsa och säkerhet.

Individuella vitala intressen
I händelse av att en person skadas och kräver omedelbar läkarvård behandlar vi personuppgifter för individens vitala intressen.

Tillgång och säkerhet för anläggningar

Vi använder personuppgifter för att tillhandahålla individer tillgång till våra anläggningar och parkeringsområden genom att utfärda ID–märken eller parkeringstillstånd. Vi bearbetar även personuppgifter i form av CCTV inspelningar.

Personuppgifter

CCTV inspelningar

Att ingå och utföra avtal
För att uppfylla vårt avtal med dig måste vi tillhandahålla en lämplig arbetsplats.

Legitima intressen
Vi har ett legitimt intresse av att tillhandahålla en arbetsplats. Vi har också legitima intressen i att förhindra stöld, avskräcka från olagligt beteende, skydda individers fysiska säkerhet och ACCO Brands anläggningar och tillgångar.

Verksamhetens administration

Vi bearbetar personuppgifter som en del av vår affärsverksamhet, inklusive kostnadshantering, affärsresor, planering, budgetering, kalibrering, personalantal, genomförande av juridiska instrument, tillhandahållande av systemåtkomst, hantering av våra IT–system och infrastruktur, skapande av företagskataloger, genomförande av avtal med andra enheter och hantera relationer med andra enheter.

Personuppgifter

Anställningsinformation

Finansiell information

Dator– och nätverksinformation

Legitima intressen
Vi har legitima intressen i att upprätthålla ett framgångsrikt företag, att på ett adekvat sätt redovisa och prognostisera ekonomiska mått, underlätta kommunikation, hantera vår personalstyrka och hantera relationer med andra enheter och individer.

Cybersäkerhet

Vi bearbetar personuppgifter för att skydda säkerheten och funktionaliteten i våra system och data. Detta inkluderar autentisering av användaråtkomst, hantering av brandväggar, hantering av antivirusskydd och antimalware, granskning av systemåtkomstloggar, övervakningssystem för skadlig aktivitet, förhindrande av nätfiskeförsök, identifiering och lösning av säkerhetsöverträdelser och förhindrande av bedrägerier. Cybersäkerhetsteamet utför också periodiska nätfiskekampanjer för att mäta anställdas förmåga att identifiera och korrekt svara på potentiella nätfiske-e-postmeddelande. Vi kan även komma åt ACCO Brands datorer, e–postmeddelanden, snabbmeddelanden, poster och nätverksinformation efter behov för att undersöka potentiella säkerhetsöverträdelser (med förbehåll för eventuella juridiska och sekretesskrav samt anställdas företagsråd eller fackliga rättigheter). Men vi övervakar inte aktivt e–postmeddelanden, snabbmeddelanden, datoranvändning eller internetanvändning.

Personuppgifter

Dator– och nätverksinformation

Överensstämmelse med lagen
Vi är skyldiga av vissa lagar att upprätthålla säkerheten och sekretessen för personuppgifter. Vi är även skyldiga enligt olika finanslagar att säkerställa att våra finansiella och IT–kontroller är tillräckliga.

Legitima intressen
Vi har legitima intressen i att skydda säkerheten för vårt företags konfidentiella information samt personuppgifter som samlats in från individer.

Främja efterlevnad av företagspolicyn och lagen

Vi bearbetar personuppgifter för att främja efterlevnad av vår uppförandekod, vår policy, våra förfaranden och lagen. Detta inkluderar att utfärda policyer för anställda, samordna utbildning, be anställda att avslöja intressekonflikter, ta emot medarbetarrapporter, upprätthålla vår etiska telefonlinje och genomföra utredningar och revisioner. Som en del av utredningarna kan vi komma åt ACCO Brands datorer, e–postmeddelanden, snabbmeddelanden, register och nätverksinformation (med förbehåll för alla juridiska– och sekretesskrav samt anställdas arbetsråd eller fackliga rättigheter).

Personuppgifter

Anställningsinformation

Finansiell information

Dator– och nätverksinformation

CCTV inspelningar

Överensstämmelse med lagen
ACCO Brands och dess anställda är skyldiga att följa lagen. Vissa lagar kräver att ACCO Brands implementerar vissa policyer, utbildningar och rapporteringsmekanismer. De kräver även att ACCO Brands undersöker och hanterar potentiella överträdelser som diskriminering. Om statliga myndigheter inleder en granskning eller utredning kan ACCO Brands vara skyldig att samarbeta.

Legitima intressen
Som en amerikansk företagskoncern har ACCO Brands även legitima intressen av att följa amerikanska lagar. Det har även legitima intressen i att främja efterlevnad och etik i hela företaget.

Att svara på rättmätiga statliga förfrågningar och att frivilligt lämna information till regeringen

Vi använder och tillhandahåller personuppgifter i enlighet med lagliga förfrågningar från tillsynsmyndigheter, civilrättsliga eller straffrättsliga myndigheter, inklusive för att uppfylla krav på säkerhet eller brottsbekämpning. Vi kan också frivilligt lämna information till myndigheter eller självreglerande enheter för att skydda vårt företag.

Personuppgifter

Information före anställning

Anställningsinformation

Finansiell information

Dator– och nätverksinformation

Hälsoinformation

CCTV inspelningar

Överensstämmelse med lagen
ACCO Brands och dess anställda är skyldiga att följa lagen, inklusive att svara på juridiska förfrågningar från statliga eller självreglerande enheter.

Legitima intressen
Även om det inte krävs enligt lag kan ACCO Brands frivilligt lämna ut information till statliga myndigheter eller samarbeta med en statlig utredning för att skydda dess ekonomiska intressen och rykte.

Genomföra och försvara juridiska anspråk

Vi använder personuppgifter när vi genomför eller försvarar oss mot rättsliga anspråk, exempelvis i arbetstvister. Vi kan även använda personuppgifter för att svara på förfrågningar om upptäckt i tvister.

Personuppgifter

Information före anställning

Anställningsinformation

Finansiell information

Dator– och nätverksinformation

Hälsoinformation

CCTV inspelningar

Legitima intressen
Vi har legitima ekonomiska och ansedda intressen i att driva rättsliga anspråk eller försvara vårt företag från juridiska anspråk.

Genomföra eller försvara juridiska anspråk
Endast där det är nödvändigt kan vi bearbeta särskilda kategorier av personuppgifter, såsom hälsoinformation, för att genomföra eller försvara rättsliga anspråk.

Vem delar vi personuppgifter med?

ACCO Brands USA LLC (ABUL)

De flesta av dina personuppgifter kommer att stanna hos din lokala personuppgiftsansvarige, men personuppgifter som behandlas för de ändamål som anges nedan kan överföras till ABUL i USA för att uppfylla rättsliga skyldigheter eller för att tillgodose den lokala personuppgiftsansvariges och ABUL:s legitima intressen.

För följande ändamål kommer ABUL och din lokala enhet att agera som gemensamma personuppgiftsansvariga:

Administration av förmåner - ABUL samarbetar med din lokala personuppgiftsansvarige för att tillhandahålla aktietilldelningar och försäkringsförmåner;
Kommunikation - all information som läggs ut på ACCO Brands intranät hanteras av ACCO Brands kommunikationsteam, som arbetar för ABUL;
Administration av verksamheten - för att effektivt hantera hela ACCO Brands-koncernen behandlar ABUL personuppgifter för att tillhandahålla central budgetering, utgiftshantering, planering, kalibrering, personalstyrka, revision, IT-system och IT-infrastruktur;
Cybersäkerhet - företagets cybersäkerhetsteam (som arbetar för ABUL) behandlar personuppgifter för att tillhandahålla centralt stöd för flerfaktorsautentisering, spam- och virusfiltrering av mejl, URL- och brandväggsfiltrering samt utredning av cybersäkerhetsincidenter. Cybersäkerhetsteamet utför också periodiska nätfiskekampanjer för att mäta anställdas förmåga att identifiera och korrekt svara på potentiella nätfiske-e-postmeddelanden
Främja efterlevnad av företagets policyer och lagen - Corporate Compliance-teamet (som arbetar för ABUL) behandlar personuppgifter som en del av hanteringen av ACCO Brands efterlevnadsprogram (kommunikation, utbildning, revision och utredningar) i samband med antikorruption, handelssanktioner, penningtvätt, antitrust/rättvis konkurrens, intressekonflikter, dataskydd och andra ämnen som omfattas av uppförandekoden;
Att svara på rättmätiga statliga förfrågningar och att frivilligt lämna information till regeringen - om ACCO Brands får en begäran om information från ett statligt organ kan ABUL bli tvungen att eller frivilligt tillhandahålla personuppgifter till regeringen, t.ex. för att visa att giltiga lagar följs; och
Att göra och försvara rättsliga anspråk - betydande tvister eller rättsliga åtgärder hanteras centralt av ACCO Brands Legal and Compliance Department (som arbetar för ABUL) och behandlar personuppgifter i samband med att man gör eller svarar på rättsliga anspråk.

Potentiella köpare

Vi säljer inte dina personuppgifter, men vi kan överföra informationen till en potentiell köpare av vår verksamhet, inklusive den potentiella köparens konsulter, advokater eller finansiella rådgivare.

Tjänsteleverantörer

Slutligen delar vi också personuppgifter med följande kategorier av tredje parter:

ACCO Brands dotterbolag (förteckning över dotterbolag till ACCO Brands);
IT tjänsteleverantörer;
leverantörer av lönetjänster;
resebyråer och reseleverantörer;
leverantörer av medicinska tjänster, läkare och tredjepartsadministratörer för ersättningskrav för arbetstagare;
rekryterare, sociala medieplattformar och karriärwebbplatser;
tillhandahållare av försäkringar och förmåner;
revisorer, redovisningsekonomer och aktuarier;
banker, kreditkortsföretag, betaltjänstleverantörer, finansiella mäklare och elektroniska aktiehandelsplattformar;
utbildning, undersökning och bedömning av leverantörer;
advokater, konsulter och utredare;
lokala, statliga, federala eller andra myndigheter eller brottsbekämpande tjänstemän; och
andra individer, organisationer eller föreningar efter behov av att främja anställdas, entreprenörernas eller ACCO varumärkenas intressen.

Vi kräver att tredjeparts databearbetare implementerar adekvata tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda personuppgifter, att meddela oss om ett potentiellt dataintrång och inte använda personuppgifter för andra ändamål än att tillhandahålla tjänster till oss.

Till vilka länder överför vi dina personuppgifter?

Personuppgifter kan överföras till ABUL och tjänsteleverantörer i USA enligt beskrivningen ovan. Personuppgifter om anställda inom Europeiska ekonomiska samarbetsområdet ("EES") kan överföras till tjänsteleverantörer och regionala HR-ansvariga inom EES och Storbritannien.

När uppgifter skickas till tredje land vidtar vi åtgärder för att se till att de är tillräckligt skyddade. Detta sker genom statligt godkända beslut om lämplighet, certifieringar, bindande företagsregler eller standardavtalsklausuler. Om du har frågor om de metoder som vi använder för att säkerställa ett täckande dataskydd kan du vända dig till DataPrivacy@acco.com när som helst.

Vilka andra rättigheter har du?

Du har rättigheter till hur dina personuppgifter används, inklusive:

att begära information om bearbetning av dina personuppgifter;
att begära en kopia av dina personuppgifter;
att få dina personuppgifter överförda till en annan personuppgiftsansvarig;
för att korrigera eller radera dina personuppgifter;
att dra tillbaka ditt samtycke, där vi förlitar oss på detta samtycke för att bearbeta dina uppgifter;
att invända mot eller begränsa bearbetning av dina personuppgifter; och
att lämna in ett klagomål till din regionala dataskyddsmyndighet.

Utövande av rättigheter

Du kan utöva dina rättigheter genom att kontakta din lokala HR affärspartner eller genom att kontakta oss med hjälp av informationen i sektionen "Vem kontaktar jag med några frågor eller funderingar kring mina personuppgifter?" nedan.

Begränsningar

Dessa rättigheter kan vara begränsade, exempelvis om information om en annan person under fullgörandet av din begäran skulle avslöjas eller om du ber oss ta bort uppgifter som vi juridiskt är skyldiga att lagra eller behöver för att driva vår verksamhet. De kan även begränsas av juridiska privilegier och skydd.

Om du återkallar ditt samtycke eller vägrar att ge samtycke kan vi inte heller behandla dina uppgifter för det specifika syftet. Ett återkallandet av samtycke gäller all behandling efter dagen för återkallande, men inte behandling som skett före detta datum.

Klagomål

Om du har frågor om integritet kan du kontakta oss via kontaktuppgifterna i avsnittet "Vem kontaktar jag om jag har frågor eller funderingar om mina personuppgifter?" nedan. Du har också rätt att lämna in ett klagomål till den relevanta dataskyddsmyndigheten i din region.

Hur länge kommer vi att behålla din information?

Vi kommer att behålla dina personuppgifter så länge som behövs för att uppfylla det syfte för vilket de samlades in. Vi kommer även att behålla din information efter behov för att fastställa efterlevnad av våra juridiska skyldigheter. För mer information, se ACCO Brands Record Retention Policy och Schema, tillgängligt på företagets intranät.

Hur vet jag om detta meddelande har uppdaterats eller ändrats?

I takt med att vår verksamhet utvecklas och nya processer implementeras eller ändras kan vi behöva uppdatera detta meddelande. Om det sker några betydande ändringar av detta meddelande kommer vi att meddela dig skriftligen, t.ex. via mejl. Datum för när ändringen trädde i kraft kommer att uppdateras så att det visar senaste omarbetningen.

Vem kontaktar jag med frågor eller funderingar kring mina personuppgifter?

Om du har några funderingar över detta meddelande eller dina personuppgifter rekommenderar vi att du kontaktar din lokala affärspartner för personalresurser. Du kan även kontakta DataPrivacy@acco.com när som helst.

För vissa regioner har ACCO Brands utsett lokala dataskyddsombud. Eventuella frågor eller funderingar kring dina personuppgifter kan skickas till relevant dataskyddsombud med kontaktuppgifterna nedan:

Brasilien – DataPrivacy@acco.com
Tyskland – DataPrivacy@acco.com

ABUL har utsett följande dataskyddsombud i EU:

Leitz ACCO Brands GmbH & Co KG
Siemensstraße 64,
70469 Stuttgart, Tyskland
DataPrivacy@acco.com

ABUL har utsett följande dataskyddsombud i Storbritannien:

ACCO UK Limited
Millennium House, 65 Walton Street
Aylesbury, Buckinghamshire, HP21 7QG
DataPrivacy@acco.com

Bilaga

Bilaga 1 – Specifika landsbestämmelser

Bilaga 1 – Specifika landsbestämmelser

I vissa regioner kan ytterligare juridiska krav gälla, och vi kan även samla in andra typer av personuppgifter. Nedan finns en lista över landsspecifika bestämmelser.

Österrike

Religionsinformation – information om din religion för att betala religiösa skatter på dina vägnar (med förbehåll för ditt samtycke); och
Facklig information – information om ditt medlemskap i ett företagsråd för att betala medlemsavgifter för din räkning (med förbehåll för ditt samtycke).

Belgien

Facklig information – information om ditt medlemskap i ett företagsråd för att betala medlemsavgifter för din räkning (med förbehåll för ditt samtycke).

Brasilien

Biometrisk information – fingeravtrycksdata för att hantera närvaro, tidtagning och tillgång till våra anläggningar (med förbehåll för ditt samtycke);
Information om ras och etnicitet – information om ras för rapporteringsändamål enligt myndighetens föreskrifter (med förbehåll för ditt samtycke);
Information om funktionshinderstatus – information om funktionshinderstatus för rapporteringsändamål, enligt lag; och
Fackföreningsmedlemskap – uppgifter om fackföreningsmedlemskap för att dra av och betala fackliga avgifter från din lönelista (med förbehåll för ditt samtycke).

Frankrike

Kopia av ditt arbetstillstånd för att verifiera rätten att arbeta – en kopia av ditt arbetstillstånd lagras av HR för att verifiera din rätt att arbeta; den rättsliga grunden är efterlevnad av lagens artikel R. 620-3 i arbetslagstiftningen;
Facklig information – namn och uppgifter om fackliga representanter, arbetstagarrepresentanter och representanter för den sociala och ekonomiska kommittén (CSE) behandlas för att ge representanter förmåner i samband med dessa aktiviteter; den rättsliga grunden är efterlevnad av lag, i linje med artiklarna L2411-5 och L2142-1-3 i arbetslagstiftningen;
Personlig information för val av arbetstagarrepresentanter - en lista över berättigade kandidater och röstberättigade anställda, inklusive deras namn, födelsedatum och tjänstgöringstid publiceras och görs tillgänglig för anställda för att genomföra val av personalrepresentanter; den rättsliga grunden är efterlevnad av lag, i linje med artiklarna L2314-18 och följande. i arbetslagstiftningen;
Personlig information för tillhandahållande av sociala och kulturella tjänster – anställdas namn och detaljer delas med Social and Economic Committee (CSE) för att tillhandahålla sociala och kulturella tjänster och förmåner; den rättsliga grunden är ditt samtycke; och
Handikappstatus och annan personlig information – funktionshinderstatus, veteranstatus och andra kategorier av personuppgifter behandlas för att ge ytterligare stöd som du kan ha laglig rätt till; den rättsliga grunden är samtycke och efterlevnad av lag nr 87-517 10 juli 1987, Erkännande av statusen för funktionshindrade arbetstagare (RQTH)” och artikel L5213 i arbetslagen

Tyskland

Kopia av uppehållstillstånd för att kontrollera rätten att arbeta - kopia av ditt uppehållstillstånd lagras av HR för att kontrollera din rätt att arbeta; den rättsliga grunden enligt tysk lag är §26.1 i Bundesdatenschutzgesetz;
Information för flyttjänster - information som är nödvändig för att hjälpa dig att flytta från en plats till en annan; den rättsliga grunden enligt tysk lag är §26(1) i Bundesdatenschutzgesetz;
Personlig mejladress och telefonnummer - personliga kontaktuppgifter; den rättsliga grunden enligt tysk lag är §26(1) i Bundesdatenschutzgesetz, och
Religionsinformation - information om din religion för att betala religiösa skatter för din räkning; den rättsliga grunden enligt tysk lag är §26(1) i Bundesdatenschutzgesetz.

Italien

Facklig information – information om ditt medlemskap i ett företagsråd för att betala medlemsavgifter för din räkning (med förbehåll för ditt samtycke).

Polen

Personlig information för administration av personalkapitalplan – personlig information som krävs för att följa lagen av den 4 oktober 2018 om personalkapitalplaner; den rättsliga grunden är efterlevnad av lag;
Hälsoinformation – funktionshindersstatus och andra kategorier av hälsodata behandlas för att ge ytterligare stöd och förmåner som du kan ha laglig rätt till; den rättsliga grunden är efterlevnad av lag;
Kopia av ditt arbetstillstånd för att verifiera rätten att arbeta – en kopia av ditt arbetstillstånd som lagras av HR för att verifiera din rätt att arbeta; den rättsliga grunden är efterlevnad av lag, i linje med art. 2 och 3 § i lagen av den 15 juni 2012
Bankkontouppgifter – bankkontouppgifter behandlas för att göra betalningar till ditt bankkonto, såvida du inte har begärt att betalningar ska betalas direkt till dig kontant; den rättsliga grunden är samtycke;
Bildetaljer – information om din privata bil behandlas för att ordna tillstånd och biltillägg där det är tillämpligt; den rättsliga grunden är legitima intressen;
Facklig information – information om fackföreningsmedlemskap för att dra av och betala fackföreningsavgifter från din lönelista (med förbehåll för ditt samtycke) och för att ge representanter förmåner i samband med dessa aktiviteter; den rättsliga grunden är efterlevnad av arbetsrätt.

Portugal

Biometrisk information – fingeravtrycksuppgifter för att hantera närvaro, tidtagning och tillgång till våra anläggningar, endast enligt nationell lag; och
Facklig information – information om ditt medlemskap i ett företagsråd för att betala medlemsavgifter för din räkning (med förbehåll för ditt samtycke).

Spanien

Facklig information – information om din roll som arbetstagarrepresentant (med förbehåll för ditt samtycke).

Sverige

Facklig information – information om ditt medlemskap i ett företagsråd för att betala medlemsavgifter för din räkning (med förbehåll för ditt samtycke).

Schweiz

Religionsinformation – information om din religion för att betala religiösa skatter på dina vägnar (med förbehåll för ditt samtycke).

Storbritannien

Hälsoinformation – Som tillåtet enligt UK Data Protection Act 2018 samlar vi in information om orsaken till en anställds frånvaro från jobbet samt den medicinska råd eller behandling som försökt att avgöra om ett boende behövs eller om den anställde är lämplig att arbeta.
Kopia av id-kort för att verifiera rätten att arbeta – kopia av ditt id-kort lagras av HR för att verifiera din rätt att arbeta; den rättsliga grunden enligt brittisk lag är Immigration, Asylum and Nationality Act 2006

USA

Information om ras och etnicitet – information om ras för att främja mångfald och rapporteringsändamål, enligt våra legitima intressen och juridiska skyldigheter.
Information från sociala medier - information från sociala medier som du frivilligt delar med oss, t.ex. när du ansöker om en tjänst på vårt företag via LinkedIn, i enlighet med våra legitima intressen.
Tidigare adresshistorik - tidigare adresshistorik som samlas in under rekryteringsprocessen, enligt vårt legitima intresse.
Sekretessrättigheter – de rättigheter som nämns i avsnittet "Vilka rättigheter har du?" avsnitt är endast tillgängliga för individer i delstaten Kalifornien.

PN-GL-HR-ACCO-2023.03

Related Articles

HR Integritetspolicy

Bilaga

Österrike

Belgien

Brasilien

Frankrike

Tyskland

Italien

Polen

Portugal

Spanien

Sverige

Schweiz

Storbritannien

USA