Aviso de RR. HH. sobre la privacidad

Fecha de entrada en vigor: 01/03/2023

ACCO Brands Corporation, incluidas sus filiales (colectivamente, “ACCO Brands”, “nosotros”, “nos” o “nuestra empresa”), se compromete a proteger la privacidad de empleados potenciales, empleados existentes, antiguos empleados y contratistas que trabajan en nombre de nuestra empresa.

¿Cuáles son los puntos clave de este aviso?
¿Qué cuestiones abarca este aviso?
¿Qué entidad de ACCO Brands es responsable del tratamiento de mis datos personales?
¿Qué datos personales recopilamos?
¿De qué fuentes recopilamos datos personales?
¿Cómo usamos sus datos personales y cuál es la base legal?
¿Con quién compartimos los datos personales?
¿A qué países transferimos sus datos personales?
¿Cuáles son sus derechos?
¿Cuánto tiempo conservaremos su información?
¿Cómo sabré si este aviso se actualiza o cambia?
¿A quién debo dirigirme si tengo preguntas o dudas sobre mis datos personales?

¿Cuáles son los puntos clave de este aviso?

Los puntos clave de este aviso que debe conocer son:

En el caso de los empleados potenciales, actuales y antiguos, el responsable del tratamiento de sus datos personales es, por lo general, la entidad a la que usted se presenta, por la que está empleado o por la que estuvo empleado anteriormente. En el caso de los contratistas, el responsable del tratamiento de sus datos personales es, por lo general, la entidad a la que presta sus servicios.
A fin de gestionar nuestra relación con usted y el funcionamiento de nuestra empresa recopilamos varios tipos de datos personales, incluidas algunas categorías especiales de datos personales (a menudo llamados “datos personales confidenciales”).
Dependiendo de las circunstancias, nos amparamos en diferentes bases legales para tratar sus datos. Esto incluye el tratamiento de datos para cumplir un contrato con usted, para cumplir con las leyes aplicables, para cumplir con nuestros intereses legítimos y sus intereses legítimos, y para cumplir con otros fines para los que usted da su consentimiento explícito.
La mayoría de sus datos personales permanecerán en posesión de su empleador local, pero algunos datos se compartirán con las filiales de ACCO Brands en todo el mundo. Sus datos personales también se compartirán con otras empresas y proveedores de servicios, como proveedores de nómina, proveedores de servicios informáticos y compañías de seguros. No vendemos sus datos personales.
Siempre que transferimos sus datos personales a otro país, los protegemos por medio de diversos mecanismos, como decisiones gubernamentales de adecuación, cláusulas contractuales estándar o certificaciones reconocidas por el gobierno.
Tiene derechos sobre cómo se utilizan sus datos personales, como la solicitud para acceder a sus datos, eliminarlos o corregirlos. En algunos casos, estos derechos están limitados.
Puede ponerse en contacto con DataPrivacy@acco.com asiempre que tenga preguntas o dudas sobre su privacidad. También puede ponerse en contacto con su equipo local de Recursos Humanos.

¿Qué cuestiones abarca este aviso?

Este aviso describe cómo recopilamos y usamos sus datos personales como parte de su relación de contratación, empleo o relación contractual con nuestra empresa.

En algunas regiones pueden aplicarse diferentes requisitos legales y también podemos recopilar diferentes tipos de datos personales. La información específica de cada país se describe en el Anexo 1 de este aviso.

¿Qué entidad de ACCO Brands es responsable del tratamiento de mis datos personales?

En el caso de los empleados potenciales, actuales y antiguos, el responsable del tratamiento de sus datos personales es, por lo general, la entidad a la que usted se presenta, por la que está empleado o por la que estuvo empleado anteriormente.

En el caso de los contratistas, el responsable del tratamiento de sus datos personales es, por lo general, la entidad a la que presta sus servicios.

Para un número limitado de fines, nuestra entidad ACCO Brands US, ACCO Brands USA LLC ("ABUL") y la respectiva entidad local actuarán como controladores conjuntos. Esto significa que cada una de las ABUL y la entidad local es responsable de decidir cómo conservar y utilizar la información personal sobre usted, pero que ABUL y la entidad local también cooperarán para garantizar el cumplimiento de la protección de datos. Encontrará más detalles sobre este tema en la sección “¿Con quién compartimos los datos personales?”.

¿Qué datos personales recopilamos?

Recopilaremos y utilizaremos los siguientes datos personales para gestionar su contratación, empleo o relación contractual:

Datos personales: su nombre, apellido de soltera, fecha de nacimiento, sexo, domicilio, dirección de correo electrónico personal, número de teléfono personal, datos de contacto de emergencia, estado civil, información de familiares, números de identificación fiscal, números de identificación nacional, ciudadanía y estado migratorio, copias de documentación de identidad;
Datos previos a la contratación: currículum vitae, cargo, experiencia profesional, historial de empleo anterior, educación, formación, habilidades, certificaciones, idiomas hablados, resultados de la comprobación de antecedentes (sólo cuando lo permita la legislación local y sujeto a cualquier consentimiento necesario) y declaraciones de referencias;
Detalles de empleo: fecha de contratación, identificación de empleado, número de nómina, teléfono del trabajo, correo electrónico del trabajo, dirección postal del trabajo, preferencias de viaje, detalles del vehículo de la empresa, detalles del vehículo personal (solo si es necesario para los pases de estacionamiento), supervisor, departamento, prestaciones, categoría salarial, situación laboral, categoría laboral, historial de rendimiento laboral, historial de formación, resultados de evaluaciones, información sobre habilidades y desarrollo, planes profesionales, registros de medidas disciplinarias, registros de investigación interna, informes de mala conducta potencial o sospechada, y fecha y motivo de rescisión contractual;
Información financiera: salario, incentivos, prestaciones, número de ruta y número de cuenta bancaria, registros de gastos, nombre de los beneficiarios, fecha de nacimiento, sexo y cualquier otra información necesaria para fines de pago y fiscales;
Información de redes y ordenadores: credenciales de redes y ordenadores de ACCO Brands, correos electrónicos, mensajes instantáneos, otras comunicaciones electrónicas, registros de cortafuegos, datos de uso del sistema y datos de acceso al sistema;
Fotografía y vídeo: fotografías, grabaciones de vídeo e información de redes sociales que comparta voluntariamente con nosotros; y
Grabaciones de CCTV: grabaciones de vídeo en circuito cerrado de televisión fuera y dentro de nuestras oficinas y fábricas.

También recopilamos las siguientes categorías especiales de datos personales (a menudo denominados datos confidenciales):

Información médica: certificado médico, información de bajas médicas, lesiones y enfermedades relacionadas con el trabajo, restricciones laborales, estado de embarazo, cualquier adaptación razonable necesaria, cobertura de seguro médico e información que usted comparta voluntariamente con nosotros (solo donde lo permita la legislación local y con sujeción a los consentimientos necesarios).

¿De qué fuentes recopilamos datos personales?

Recogemos datos personales de usted directamente, así como de terceros, como las agencias de contratación. Utilizamos esos datos para los fines que se enumeran a continuación en la sección “¿Cómo usamos sus datos personales y cuál es la base legal?”.

¿Cómo usamos sus datos personales y cuál es la base legal?

Usamos sus datos personales para los fines y bajo las bases legales que se describen a continuación. Hemos agrupado ampliamente los "Tipos de datos personales tratados" para cada finalidad con el fin de facilitar la lectura de este Aviso; no obstante, sólo tratamos los tipos de datos personales necesarios para lograr la finalidad respectiva enumerada.

Las bases legales en las que nos basamos son:

Intereses legítimos: significa que el tratamiento de los datos es necesario para los intereses legítimos de ACCO Brands o de un tercero, que no se ven anulados por los derechos de privacidad de las personas;
Celebración y cumplimiento del contrato: significa que el tratamiento de los datos es necesario para celebrar o ejecutar un contrato con la persona;
Cumplimiento de la ley: significa que el tratamiento de los datos es necesario para cumplir una obligación legal
Consentimiento: significa que el tratamiento se realiza en virtud de un consentimiento libre, específico, informado, inequívoco y demostrable de la persona.

Si tiene alguna pregunta o desea información adicional sobre los fines, las bases jurídicas o los tipos de datos tratados, póngase en contacto con nosotros en DataPrivacy@acco.com.

Propósito	Tipos de datos tratados	Base legal
Contratación Tratamos los datos personales para encontrar a candidatos potenciales, realizar entrevistas y, en última instancia, contratar a los mejores candidatos.	Detalles personales Detalles previos al empleo	Intereses legítimos Tenemos intereses legítimos en encontrar los mejores candidatos para nuestra empresa. Celebración y cumplimiento del contrato Necesitamos tratar los datos personales para entablar la relación contractual o laboral con usted. Cumplimiento de la ley Necesitamos tratar información personal para cumplir con la legislación laboral y otras leyes aplicables. Consentimiento Nos basamos en el consentimiento explícito para almacenar la información relativa a los posibles candidatos que no son contratados si desean que almacenemos esa información para ser considerados para futuros puestos.
Incorporación Una vez seleccionado el candidato, tratamos los datos personales para su incorporación.	Detalles personales Detalles previos al empleo Detalles de empleo Información financiera Información médica	Celebración y cumplimiento del contrato Debemos tratar los datos personales para iniciar una relación contractual o laboral con usted. Cumplimiento de la ley La ley exige que recopilemos y almacenemos los datos personales como parte del proceso de incorporación, por ejemplo, para fines fiscales.
Control de horarios y nómina Tratamos los datos personales para realizar un seguimiento del tiempo trabajado de los empleados, gestionar las ausencias y administrar las nóminas.	Detalles personales Detalles de empleo	Celebración y cumplimiento del contrato Debemos tratar los datos personales para poder compensarle en el marco de nuestra relación contractual o laboral con usted. Cumplimiento de la ley La ley obliga a recopilar y almacenar los datos de las nóminas con el fin de elaborar informes financieros y fiscales.
Administración de prestaciones Tratamos los datos personales como parte de la gestión de prestaciones, así como para proporcionar vales para la cafetería (cuando corresponda), cobertura de seguro, fondos de jubilación y beneficios de acciones.	Detalles personales Detalles de empleo Información médica	Celebración y cumplimiento del contrato Necesitamos tratar los datos personales para administrar las prestaciones acordadas por contrato. Cumplimiento de la ley La ley nos obliga a proporcionar a los empleados determinados beneficios. Intereses legítimos Incluso cuando no se requiere legalmente, tenemos intereses legítimos en proporcionar beneficios con el fin de atraer y retener a los empleados.
Gestión del desarrollo y el rendimiento Usamos los datos personales para la gestión del rendimiento y el talento, la planificación sucesoria y profesional, la formación, el desarrollo profesional y del liderazgo, el reconocimiento con premios, las métricas de diversidad y la realización de encuestas a los empleados. También usamos los datos personales según sea necesario a la hora de llevar a cabo procesos disciplinarios.	Detalles personales Detalles de empleo Información de redes y ordenadores	Celebración y cumplimiento del contrato Para cumplir nuestro contrato con usted, necesitamos tratar sus datos personales para aumentar los méritos y para tomar medidas disciplinarias en caso de incumplimiento del contrato. Intereses legítimos Tenemos intereses legítimos en ayudar a nuestros empleados a desarrollarse y crecer con nuestra empresa. También tenemos intereses legítimos en promover un lugar de trabajo equitativo compuesto por individuos con diferentes puntos de vista y orígenes. También tenemos intereses legítimos para establecer normas de trabajo, así como para hacer cumplir nuestro Código de Conducta, las políticas y la ley.
Proceso de baja Tratamos los datos personales como parte del proceso de baja, lo que incluye para asegurarnos de que se le compensa adecuadamente, eliminar su acceso al sistema y realizar entrevistas de fin de servicio. Cuando procede, también proporcionamos cartas de referencia que confirman el empleo de un antiguo empleado en ACCO Brands.	Detalles personales Detalles previos al empleo Detalles de empleo Información financiera	Celebración y cumplimiento del contrato Debemos tratar los datos personales para poner fin a nuestra relación contractual o laboral con usted. Cumplimiento de la ley La ley exige que tomemos ciertas medidas durante el proceso de baja y que guardemos los datos personales durante un período determinado. Además, algunas leyes nos obligan a facilitar cartas de referencia de antiguos empleados. Consentimiento Nos basamos en su consentimiento explícito para realizar entrevistas de salida con el fin de comprender mejor las razones por las que los empleados abandonan la empresa. También nos basamos en su consentimiento para apoyar a los antiguos empleados con cartas de referencia
Comunicaciones Usamos los datos personales en comunicaciones internas y externas, incluida la publicación de información en nuestras páginas web y en la organización de eventos.	Detalles personales Fotografía y vídeo	Consentimiento Confiamos en su consentimiento explícito para utilizar fotos o vídeos suyos en las comunicaciones. Intereses legítimos Nos basamos en nuestros intereses legítimos para facilitar las comunicaciones, promover un entorno de trabajo positivo y promocionar nuestro negocio.
Salud y seguridad Tratamos los datos personales para realizar análisis ergonómicos, asegurarnos de que las personas reciban atención médica en caso de accidente laboral, gestionar las reclamaciones de indemnización de los trabajadores y respetar cualquier restricción laboral exigida por razones médicas.	Detalles personales Detalles de empleo Información médica	Cumplimiento de la ley Estamos obligados por ley a proteger la salud y la seguridad de los empleados y de otras personas en nuestras instalaciones. Intereses legítimos Incluso cuando no se requiera legalmente, ACCO Brands y sus empleados tienen intereses legítimos en fomentar el bienestar, la salud y la seguridad de los empleados. Intereses vitales de la persona En el caso de que una persona sufra una lesión y requiera atención médica inmediata, tratamos los datos personales en aras del interés vital de esa persona.
Acceso a las instalaciones y seguridad Usamos los datos personales para proporcionar a las personas acceso a nuestras instalaciones y áreas de estacionamiento mediante la emisión de tarjetas de identificación o permisos de estacionamiento. También tratamos los datos personales en forma de grabaciones de CCTV.	Detalles personales Grabaciones de CCTV	Celebración y cumplimiento del contrato Para cumplir nuestro contrato con usted, podemos estar obligados a proporcionarle un lugar de trabajo adecuado. Intereses legítimos Tenemos intereses legítimos en proporcionar un lugar de trabajo. También tenemos intereses legítimos en la prevención de robos, la disuasión de comportamientos ilegales, la protección de la seguridad física de las personas y la protección de las instalaciones y los bienes de ACCO Brands.
Administración de la empresa Tratamos los datos personales como parte de la gestión de nuestra empresa, incluida la gestión de gastos, viajes de negocios, planificación, elaboración de presupuestos, calibración, plantilla, ejecución de mecanismos legales, acceso al sistema, gestión de nuestros sistemas e infraestructura informáticos, creación de directorios de empresa, ejecución de acuerdos con otras entidades y gestión de las relaciones con otras entidades.	Detalles personales Detalles de empleo Información financiera Información de redes y ordenadores	Intereses legítimos Tenemos intereses legítimos en mantener la prosperidad de nuestra empresa, contabilizar y pronosticar adecuadamente las métricas financieras, facilitar las comunicaciones, gestionar nuestra plantilla y gestionar las relaciones con otras entidades y personas.
Seguridad cibernética Tratamos los datos personales para proteger la seguridad y funcionalidad de nuestros sistemas y datos. Esto incluye la autenticación de acceso de usuario, gestión de cortafuegos, gestión de protección antivirus y antimalware, revisión de registros de acceso al sistema, control de sistemas en busca de actividad maliciosa, prevención de intentos de suplantación de identidad, identificación y resolución de brechas de seguridad y prevención de fraudes. El equipo de ciberseguridad también realiza campañas periódicas de phishing para medir la capacidad de los empleados para identificar y responder adecuadamente a posibles correos electrónicos de phishing. También podemos acceder a los ordenadores, correos electrónicos, mensajes instantáneos, registros e información de la red de ACCO Brands según sea necesario para investigar posibles infracciones de seguridad (con sujeción a cualquier requisito legal y de privacidad, así como a los derechos sindicales o del comité de empresa de los empleados). Sin embargo, no controlamos activamente los correos electrónicos de los empleados, los mensajes instantáneos, el uso del ordenador o el uso de Internet.	Detalles personales Información de redes y ordenadores	Cumplimiento de la ley Determinadas leyes nos exigen mantener la seguridad y la confidencialidad de los datos personales. También estamos obligados en virtud de diversas leyes financieras a garantizar la adecuación de nuestros controles financieros e informáticos. Intereses legítimos Tenemos intereses legítimos en proteger la seguridad de la información confidencial de nuestra empresa, así como los datos personales obtenidos de las personas.
Fomento del cumplimiento de las políticas de la empresa y la ley Tratamos los datos personales para fomentar el cumplimiento de nuestro Código de conducta, nuestras políticas, nuestros procedimientos y la ley. Esto incluye publicar políticas para los empleados, coordinar la formación, pedir a los empleados que revelen conflictos de intereses, recibir informes de los empleados, mantener nuestra línea de emergencia sobre cuestiones éticas y realizar investigaciones y auditorías. Como parte de las investigaciones, podemos acceder a ordenadores, correos electrónicos, mensajes instantáneos, registros e información de red de ACCO Brands (con sujeción a cualquier requisito legal y de privacidad, así como a los derechos sindicales o del comité de empresa de los empleados).	Detalles personales Detalles de empleo Información financiera Información de redes y ordenadores Grabaciones de CCTV	Cumplimiento de la ley ACCO Brands y sus empleados deben cumplir la ley. Algunas leyes requieren que ACCO Brands ponga en práctica determinadas políticas, formación y mecanismos de información. También exigen que ACCO Brands investigue y aborde posibles infracciones como la discriminación. Si el gobierno inicia una auditoría o investigación, ACCO Brands puede verse obligada a cooperar. Intereses legítimos Como grupo empresarial con sede en EE. UU., ACCO Brands también tiene intereses legítimos en cumplir las leyes de EE. UU. También tiene intereses legítimos en fomentar el cumplimiento y la ética en toda la empresa.
Respuesta a las solicitudes gubernamentales legales y suministro voluntario de información al gobierno Utilizamos y proporcionamos datos personales en cumplimiento de las solicitudes legales de las autoridades reguladoras, civiles o penales, incluso para cumplir con los requisitos de seguridad o de aplicación de la ley. También podemos proporcionar voluntariamente información al gobierno o a entidades autorreguladoras para proteger nuestra empresa.	Detalles personales Detalles previos al empleo Detalles de empleo Información financiera Información de redes y ordenadores Información médica Grabaciones de CCTV	Cumplimiento de la ley ACCO Brands y sus empleados deben cumplir la ley, incluida la respuesta a requisitos legales de entidades gubernamentales o autónomas. Intereses legítimos Incluso cuando no se requiera legalmente, ACCO Brands puede divulgar voluntariamente información al gobierno o cooperar con una investigación gubernamental para proteger sus intereses financieros y su reputación.
Presentación y defensa de reclamaciones legales Usamos datos personales al presentar o defendernos de reclamaciones legales, como en el caso de los conflictos laborales. También podemos usar datos personales para responder a solicitudes de pruebas en litigios.	Detalles personales Detalles previos al empleo Detalles de empleo Información financiera Información de redes y ordenadores Información médica Grabaciones de CCTV	Intereses legítimos Tenemos intereses financieros y de reputación legítimos en la presentación de reclamaciones legales o en la defensa de nuestra empresa ante reclamaciones legales. Presentación o defensa de una reclamación legal Solo cuando sea necesario, podemos tratar categorías especiales de datos personales, como información médica, para presentar o defendernos de reclamaciones legales.

Propósito

Tipos de datos tratados

Base legal

Contratación

Tratamos los datos personales para encontrar a candidatos potenciales, realizar entrevistas y, en última instancia, contratar a los mejores candidatos.

Detalles personales

Detalles previos al empleo

Intereses legítimos
Tenemos intereses legítimos en encontrar los mejores candidatos para nuestra empresa.

Celebración y cumplimiento del contrato Necesitamos tratar los datos personales para entablar la relación contractual o laboral con usted.

Cumplimiento de la ley
Necesitamos tratar información personal para cumplir con la legislación laboral y otras leyes aplicables.

Consentimiento
Nos basamos en el consentimiento explícito para almacenar la información relativa a los posibles candidatos que no son contratados si desean que almacenemos esa información para ser considerados para futuros puestos.

Incorporación

Una vez seleccionado el candidato, tratamos los datos personales para su incorporación.

Detalles personales

Detalles previos al empleo

Detalles de empleo

Información financiera

Información médica

Celebración y cumplimiento del contrato
Debemos tratar los datos personales para iniciar una relación contractual o laboral con usted.

Cumplimiento de la ley
La ley exige que recopilemos y almacenemos los datos personales como parte del proceso de incorporación, por ejemplo, para fines fiscales.

Control de horarios y nómina

Tratamos los datos personales para realizar un seguimiento del tiempo trabajado de los empleados, gestionar las ausencias y administrar las nóminas.

Detalles personales

Detalles de empleo

Celebración y cumplimiento del contrato
Debemos tratar los datos personales para poder compensarle en el marco de nuestra relación contractual o laboral con usted.

Cumplimiento de la ley
La ley obliga a recopilar y almacenar los datos de las nóminas con el fin de elaborar informes financieros y fiscales.

Administración de prestaciones

Tratamos los datos personales como parte de la gestión de prestaciones, así como para proporcionar vales para la cafetería (cuando corresponda), cobertura de seguro, fondos de jubilación y beneficios de acciones.

Detalles personales

Detalles de empleo

Información médica

Celebración y cumplimiento del contrato
Necesitamos tratar los datos personales para administrar las prestaciones acordadas por contrato.

Cumplimiento de la ley
La ley nos obliga a proporcionar a los empleados determinados beneficios.

Intereses legítimos
Incluso cuando no se requiere legalmente, tenemos intereses legítimos en proporcionar beneficios con el fin de atraer y retener a los empleados.

Gestión del desarrollo y el rendimiento

Usamos los datos personales para la gestión del rendimiento y el talento, la planificación sucesoria y profesional, la formación, el desarrollo profesional y del liderazgo, el reconocimiento con premios, las métricas de diversidad y la realización de encuestas a los empleados. También usamos los datos personales según sea necesario a la hora de llevar a cabo procesos disciplinarios.

Detalles personales

Detalles de empleo

Información de redes y ordenadores

Celebración y cumplimiento del contrato
Para cumplir nuestro contrato con usted, necesitamos tratar sus datos personales para aumentar los méritos y para tomar medidas disciplinarias en caso de incumplimiento del contrato.

Intereses legítimos
Tenemos intereses legítimos en ayudar a nuestros empleados a desarrollarse y crecer con nuestra empresa. También tenemos intereses legítimos en promover un lugar de trabajo equitativo compuesto por individuos con diferentes puntos de vista y orígenes. También tenemos intereses legítimos para establecer normas de trabajo, así como para hacer cumplir nuestro Código de Conducta, las políticas y la ley.

Proceso de baja

Tratamos los datos personales como parte del proceso de baja, lo que incluye para asegurarnos de que se le compensa adecuadamente, eliminar su acceso al sistema y realizar entrevistas de fin de servicio. Cuando procede, también proporcionamos cartas de referencia que confirman el empleo de un antiguo empleado en ACCO Brands.

Detalles personales

Detalles previos al empleo

Detalles de empleo

Información financiera

Celebración y cumplimiento del contrato
Debemos tratar los datos personales para poner fin a nuestra relación contractual o laboral con usted.

Cumplimiento de la ley
La ley exige que tomemos ciertas medidas durante el proceso de baja y que guardemos los datos personales durante un período determinado. Además, algunas leyes nos obligan a facilitar cartas de referencia de antiguos empleados.

Consentimiento

Nos basamos en su consentimiento explícito para realizar entrevistas de salida con el fin de comprender mejor las razones por las que los empleados abandonan la empresa. También nos basamos en su consentimiento para apoyar a los antiguos empleados con cartas de referencia

Comunicaciones
Usamos los datos personales en comunicaciones internas y externas, incluida la publicación de información en nuestras páginas web y en la organización de eventos.

Detalles personales

Fotografía y vídeo

Consentimiento
Confiamos en su consentimiento explícito para utilizar fotos o vídeos suyos en las comunicaciones.

Intereses legítimos
Nos basamos en nuestros intereses legítimos para facilitar las comunicaciones, promover un entorno de trabajo positivo y promocionar nuestro negocio.

Salud y seguridad

Tratamos los datos personales para realizar análisis ergonómicos, asegurarnos de que las personas reciban atención médica en caso de accidente laboral, gestionar las reclamaciones de indemnización de los trabajadores y respetar cualquier restricción laboral exigida por razones médicas.

Detalles personales

Detalles de empleo

Información médica

Cumplimiento de la ley
Estamos obligados por ley a proteger la salud y la seguridad de los empleados y de otras personas en nuestras instalaciones.

Intereses legítimos
Incluso cuando no se requiera legalmente, ACCO Brands y sus empleados tienen intereses legítimos en fomentar el bienestar, la salud y la seguridad de los empleados.

Intereses vitales de la persona
En el caso de que una persona sufra una lesión y requiera atención médica inmediata, tratamos los datos personales en aras del interés vital de esa persona.

Acceso a las instalaciones y seguridad

Usamos los datos personales para proporcionar a las personas acceso a nuestras instalaciones y áreas de estacionamiento mediante la emisión de tarjetas de identificación o permisos de estacionamiento. También tratamos los datos personales en forma de grabaciones de CCTV.

Detalles personales

Grabaciones de CCTV

Celebración y cumplimiento del contrato
Para cumplir nuestro contrato con usted, podemos estar obligados a proporcionarle un lugar de trabajo adecuado.

Intereses legítimos
Tenemos intereses legítimos en proporcionar un lugar de trabajo. También tenemos intereses legítimos en la prevención de robos, la disuasión de comportamientos ilegales, la protección de la seguridad física de las personas y la protección de las instalaciones y los bienes de ACCO Brands.

Administración de la empresa

Tratamos los datos personales como parte de la gestión de nuestra empresa, incluida la gestión de gastos, viajes de negocios, planificación, elaboración de presupuestos, calibración, plantilla, ejecución de mecanismos legales, acceso al sistema, gestión de nuestros sistemas e infraestructura informáticos, creación de directorios de empresa, ejecución de acuerdos con otras entidades y gestión de las relaciones con otras entidades.

Detalles personales

Detalles de empleo

Información financiera

Información de redes y ordenadores

Intereses legítimos
Tenemos intereses legítimos en mantener la prosperidad de nuestra empresa, contabilizar y pronosticar adecuadamente las métricas financieras, facilitar las comunicaciones, gestionar nuestra plantilla y gestionar las relaciones con otras entidades y personas.

Seguridad cibernética

Tratamos los datos personales para proteger la seguridad y funcionalidad de nuestros sistemas y datos. Esto incluye la autenticación de acceso de usuario, gestión de cortafuegos, gestión de protección antivirus y antimalware, revisión de registros de acceso al sistema, control de sistemas en busca de actividad maliciosa, prevención de intentos de suplantación de identidad, identificación y resolución de brechas de seguridad y prevención de fraudes. El equipo de ciberseguridad también realiza campañas periódicas de phishing para medir la capacidad de los empleados para identificar y responder adecuadamente a posibles correos electrónicos de phishing. También podemos acceder a los ordenadores, correos electrónicos, mensajes instantáneos, registros e información de la red de ACCO Brands según sea necesario para investigar posibles infracciones de seguridad (con sujeción a cualquier requisito legal y de privacidad, así como a los derechos sindicales o del comité de empresa de los empleados). Sin embargo, no controlamos activamente los correos electrónicos de los empleados, los mensajes instantáneos, el uso del ordenador o el uso de Internet.

Detalles personales

Información de redes y ordenadores

Cumplimiento de la ley
Determinadas leyes nos exigen mantener la seguridad y la confidencialidad de los datos personales. También estamos obligados en virtud de diversas leyes financieras a garantizar la adecuación de nuestros controles financieros e informáticos.

Intereses legítimos
Tenemos intereses legítimos en proteger la seguridad de la información confidencial de nuestra empresa, así como los datos personales obtenidos de las personas.

Fomento del cumplimiento de las políticas de la empresa y la ley

Tratamos los datos personales para fomentar el cumplimiento de nuestro Código de conducta, nuestras políticas, nuestros procedimientos y la ley. Esto incluye publicar políticas para los empleados, coordinar la formación, pedir a los empleados que revelen conflictos de intereses, recibir informes de los empleados, mantener nuestra línea de emergencia sobre cuestiones éticas y realizar investigaciones y auditorías. Como parte de las investigaciones, podemos acceder a ordenadores, correos electrónicos, mensajes instantáneos, registros e información de red de ACCO Brands (con sujeción a cualquier requisito legal y de privacidad, así como a los derechos sindicales o del comité de empresa de los empleados).

Detalles personales

Detalles de empleo

Información financiera

Información de redes y ordenadores

Grabaciones de CCTV

Cumplimiento de la ley
ACCO Brands y sus empleados deben cumplir la ley. Algunas leyes requieren que ACCO Brands ponga en práctica determinadas políticas, formación y mecanismos de información. También exigen que ACCO Brands investigue y aborde posibles infracciones como la discriminación. Si el gobierno inicia una auditoría o investigación, ACCO Brands puede verse obligada a cooperar.

Intereses legítimos
Como grupo empresarial con sede en EE. UU., ACCO Brands también tiene intereses legítimos en cumplir las leyes de EE. UU. También tiene intereses legítimos en fomentar el cumplimiento y la ética en toda la empresa.

Respuesta a las solicitudes gubernamentales legales y suministro voluntario de información al gobierno

Utilizamos y proporcionamos datos personales en cumplimiento de las solicitudes legales de las autoridades reguladoras, civiles o penales, incluso para cumplir con los requisitos de seguridad o de aplicación de la ley. También podemos proporcionar voluntariamente información al gobierno o a entidades autorreguladoras para proteger nuestra empresa.

Detalles personales

Detalles previos al empleo

Detalles de empleo

Información financiera

Información de redes y ordenadores

Información médica

Grabaciones de CCTV

Cumplimiento de la ley
ACCO Brands y sus empleados deben cumplir la ley, incluida la respuesta a requisitos legales de entidades gubernamentales o autónomas.

Intereses legítimos
Incluso cuando no se requiera legalmente, ACCO Brands puede divulgar voluntariamente información al gobierno o cooperar con una investigación gubernamental para proteger sus intereses financieros y su reputación.

Presentación y defensa de reclamaciones legales

Usamos datos personales al presentar o defendernos de reclamaciones legales, como en el caso de los conflictos laborales. También podemos usar datos personales para responder a solicitudes de pruebas en litigios.

Detalles personales

Detalles previos al empleo

Detalles de empleo

Información financiera

Información de redes y ordenadores

Información médica

Grabaciones de CCTV

Intereses legítimos
Tenemos intereses financieros y de reputación legítimos en la presentación de reclamaciones legales o en la defensa de nuestra empresa ante reclamaciones legales.

Presentación o defensa de una reclamación legal
Solo cuando sea necesario, podemos tratar categorías especiales de datos personales, como información médica, para presentar o defendernos de reclamaciones legales.

¿Con quién compartimos los datos personales?

ACCO Brands USA LLC (ABUL)

La mayoría de sus datos personales permanecerán en su controlador de datos local, aunque los datos personales tratados para los fines que se enumeran a continuación pueden ser transferidos a ABUL en los Estados Unidos para cumplir con las obligaciones legales o para los intereses legítimos de su controlador de datos local y ABUL.

Para los siguientes fines, ABUL y su entidad local actuarán como controladores conjuntos:

Administración de beneficios: ABUL trabaja con su controlador de datos local para proporcionar subvenciones de acciones y beneficios de seguros;
Comunicaciones - cualquier información publicada en la Intranet Corporativa de ACCO Brands es gestionada por el equipo de Comunicaciones Corporativas de ACCO Brands, que trabaja para ABUL;
Administración del negocio: para gestionar eficazmente todo el grupo empresarial ACCO Brands, ABUL trata los datos personales para proporcionar un presupuesto centralizado, gestión de gastos, planificación, calibración, plantilla, auditoría, sistemas de IT e infraestructura de IT;
Ciberseguridad: el equipo corporativo de ciberseguridad (que trabaja para ABUL) trata los datos personales para proporcionar soporte central de autenticación multifactor, filtrado de spam y virus de los correos electrónicos, filtrado de URL y cortafuegos, e investigación de incidentes de ciberseguridad. El equipo de ciberseguridad también realiza campañas periódicas de phishing para medir la capacidad de los empleados para identificar y responder adecuadamente a posibles correos electrónicos de phishing;
Promover el cumplimiento de las políticas de la empresa y de la ley: el equipo de Cumplimiento Corporativo (que trabaja para ABUL) trata datos personales como parte de la gestión del programa de cumplimiento de ACCO Brands (comunicaciones, formación, auditorías e investigaciones) en relación con la lucha contra la corrupción, las sanciones comerciales, el blanqueo de dinero, el antimonopolio/la competencia leal, los conflictos de intereses, la protección de datos y otros temas contemplados en el Código de Conducta;
Responder a solicitudes gubernamentales legales y proporcionar voluntariamente información al gobierno: en caso de que ACCO Brands reciba una solicitud de información de un organismo gubernamental, ABUL puede estar obligada a proporcionar datos personales al gobierno o puede hacerlo voluntariamente, por ejemplo, para demostrar el cumplimiento de las leyes aplicables; y
Realización y defensa de reclamaciones legales: los litigios o acciones legales importantes son gestionados de forma centralizada por el Departamento Legal y de Cumplimiento de ACCO Brands (que trabaja para ABUL) y trata los datos personales en relación con la realización o la respuesta a las reclamaciones legales.

Posibles Compradores

No vendemos sus datos personales, aunque podemos transferir esa información a un comprador potencial de nuestra empresa, incluidos consultores, abogados o asesores financieros del comprador potencial.

Proveedores de servicios

Por último, también compartimos datos personales con las siguientes categorías de terceros:

Las filiales de ACCO Brands (lista de filiales de ACCO Brands);
proveedores de servicios informáticos;
proveedores de servicios de nómina;
agencias de viajes y proveedores de servicios de viajes;
proveedores de servicios médicos, médicos y administradores externos para reclamaciones de compensación de trabajadores;
encargados de contrataciones, plataformas de redes sociales y páginas web de desarrollo profesional;
proveedores de seguros y prestaciones;
auditores, contables y actuarios;
bancos, empresas de tarjetas de crédito, proveedores de servicios de pago, intermediarios financieros y plataformas electrónicas de comercio bursátil;
proveedores de formación, encuestas y evaluaciones;
abogados, consultores e investigadores;
autoridades gubernamentales locales, estatales, federales o de otro tipo o funcionarios del orden público; y
otras personas, organizaciones o asociaciones según sea necesario para promover los intereses de los empleados, contratistas o ACCO Brands.

Exigimos a los encargados del tratamiento de datos externos que implementen las medidas técnicas y organizativas adecuadas para proteger los datos personales, que nos notifiquen de cualquier posible filtración de información y que no utilicen los datos personales para fines distintos a brindarnos servicios.

¿A qué países transferimos sus datos personales?

Los datos personales pueden ser transferidos a ABUL y a los proveedores de servicios en los Estados Unidos, como se ha descrito anteriormente. Los datos personales de los empleados del Espacio Económico Europeo ("EEE") pueden ser transferidos a proveedores de servicios y a la dirección regional de RRHH situados en el EEE y en el Reino Unido.

Siempre que los datos se envían a terceros países, tomamos medidas para garantizar su protección adecuada. Esto se hace mediante decisiones de adecuación aprobadas por el gobierno, certificaciones, normas corporativas vinculantes o cláusulas contractuales estándar. Si tiene preguntas sobre los métodos que utilizamos para garantizar una protección de datos adecuada, puede dirigirse a DataPrivacy@acco.com en cualquier momento.

¿Cuáles son sus derechos?

Tiene derechos sobre cómo se utilizan sus datos personales, entre ellos:

solicitar detalles sobre el tratamiento de sus datos personales;
solicitar una copia de sus datos personales;
transferir sus datos personales a otro responsable de tratamiento de datos;
corregir o eliminar sus datos personales;
retirar su consentimiento, cuando nos amparemos en él para tratar sus datos;
oponerse o restringir el tratamiento de sus datos personales; y
presentar una reclamación ante su autoridad regional de protección de datos.

Ejercicio de derechos

Puede ejercer sus derechos poniéndose en contacto con su equipo local de Recursos Humanos o poniéndose en contacto con nosotros utilizando la información del siguiente apartado “¿A quién debo dirigirme si tengo preguntas o dudas sobre mis datos personales?”.

Limitaciones

Estos derechos pueden verse limitados, por ejemplo, si durante el cumplimiento de su solicitud, divulga información sobre otra persona o si nos solicita que eliminemos los datos que estamos legalmente obligados a almacenar o que necesitamos para el funcionamiento de nuestra empresa. También pueden estar limitados sobre la base de privilegios y protecciones legales.

Asimismo, si revoca su consentimiento o se niega a darlo, no podremos tratar sus datos para ese fin específico. La revocación del consentimiento se aplicará a todo el tratamiento posterior a la fecha de revocación, pero no al tratamiento anterior a esa fecha.

Reclamaciones

Si tiene alguna duda sobre la privacidad, puede ponerse en contacto con los datos que figuran en la sección “¿Con quién puedo ponerme en contacto si tengo alguna pregunta o duda sobre mis datos personales?”. También tiene derecho a presentar una reclamación ante la autoridad de protección de datos correspondiente a su región.

¿Cuánto tiempo conservaremos su información?

Conservaremos sus datos personales durante el tiempo que sea necesario para cumplir con el propósito para el que fueron recopilados. También conservaremos su información según sea necesario para cumplir con nuestras obligaciones legales. Para obtener más información, consulte la Política y el Calendario de conservación de registros de ACCO Brands, disponible en la intranet corporativa.

¿Cómo sabré si este aviso se actualiza o cambia?

A medida que nuestro negocio evoluciona y se implementan o cambian nuevos procesos, es posible que tengamos que actualizar este aviso. Si hay algún cambio significativo en este aviso, se lo notificaremos por escrito, por ejemplo, por correo electrónico. También actualizaremos la fecha de entrada en vigor para mostrar la fecha de revisión más reciente.

¿A quién debo dirigirme si tengo preguntas o dudas sobre mis datos personales?

Si tiene cualquier duda sobre este aviso o sus datos personales, le recomendamos que se ponga en contacto con su equipo local de Recursos Humanos. También puede ponerse en contacto con DataPrivacy@acco.com siempre que lo desee.

Para determinadas regiones, ACCO Brands ha designado responsables de la protección de datos locales. Puede enviar cualquier pregunta o duda sobre sus datos personales al responsable de la protección de datos correspondiente usando los datos de contacto siguientes:

Brasil – DataPrivacy@acco.com
Alemania – DataPrivacy@acco.com

ABUL ha designado al siguiente representante de protección de datos en la UE:

Leitz ACCO Brands GmbH & Co KG
Siemensstraße 64,
70469 Stuttgart, Alemania
DataPrivacy@acco.com

ABUL ha designado al siguiente representante de protección de datos en el Reino Unido:

ACCO UK Limited
Millennium House, 65 Walton Street
Aylesbury, Buckinghamshire, HP21 7QG
DataPrivacy@acco.com

Anexo

Anexo 1 – Disposiciones específicas de cada país

Anexo 1 – Disposiciones específicas de cada país

En algunas regiones, pueden aplicarse requisitos legales adicionales y también podemos recopilar otros tipos de datos personales. A continuación se muestra una lista de disposiciones específicas de cada país.

Austria

Información sobre religión: información sobre su religión para pagar impuestos religiosos en su nombre (siempre que usted dé su consentimiento); e
Información sindical: información relativa a su afiliación a un comité de empresa para pagar las cuotas de afiliación en su nombre (siempre que usted dé su consentimiento).

Bélgica

Información sindical: información relativa a su afiliación a un comité de empresa para pagar las cuotas de afiliación en su nombre (siempre que usted dé su consentimiento).

Brasil

Información biométrica: datos de las huellas dactilares para gestionar la asistencia, el control de horarios y el acceso a nuestras instalaciones (siempre que usted dé su consentimiento);
Información sobre raza y origen étnico: detalles sobre su raza para presentar informes a la administración, según lo requiera la ley (siempre que usted dé su consentimiento);
Información sobre estado de discapacidad: detalles sobre su estado de discapacidad para presentar informes a la administración, según lo requiera la ley; y
Afiliación sindical: detalles de su afiliación sindical para deducir y pagar las cuotas sindicales de su nómina (siempre que usted dé su consentimiento).

Francia

Copia de su permiso de trabajo para verificar su derecho a trabajar: Recursos Humanos almacena una copia de su permiso de trabajo para verificar su derecho a trabajar; la base legal es el cumplimiento de la ley Artículo R. 620-3 del Código del Trabajo;
Información sindical: se procesan los nombres y detalles de los representantes sindicales, representantes de los trabajadores y representantes del Comité Económico y Social (CSE) para proporcionar beneficios a los representantes en relación con esas actividades; la base legal es el cumplimiento de la ley, de conformidad con los artículos L2411-5 y L2142-1-3 del Código del Trabajo;
Información personal para la elección de representantes de los empleados: se publica una lista de candidatos elegibles y empleados con derecho a voto, incluido su nombre, fecha de nacimiento y antigüedad, y se pone a disposición de los empleados para realizar elecciones de representantes de los empleados; la base legal es el cumplimiento de la ley, de conformidad con los artículos L2314-18 y siguientes. del Código del Trabajo;
Información personal para la prestación de servicios sociales y culturales: los nombres y detalles de los empleados se comparten con el Comité Económico y Social (CSE) para proporcionar servicios y beneficios sociales y culturales; la base legal es su consentimiento; y
Estado de discapacidad y otra información personal: el estado de discapacidad, el estado de veterano y otras categorías de datos personales se procesan para proporcionar apoyo adicional al que pueda tener derecho legalmente; la base legal es el consentimiento y el cumplimiento de la Ley n° 87-517 del 10 de julio de 1987, Reconocimiento de la Condición de Trabajador Discapacitado (RQTH)" y el artículo L5213 del Código del Trabajo.

Alemania

Copia del permiso de residencia para verificar el derecho al trabajo: copia de su permiso de residencia almacenada por RRHH para verificar su derecho al trabajo; la base legal según la legislación alemana es el artículo 26(1) de la Bundesdatenschutzgesetz;
Información para servicios de reubicación: información necesaria para ayudarle a trasladarse de un lugar a otro; la base legal según la legislación alemana es el artículo 26(1) de la Bundesdatenschutzgesetz;
Dirección de correo electrónico y número de teléfono personales: datos de contacto personales; la base legal según la legislación alemana es el artículo 26(1) de la Bundesdatenschutzgesetz; y
Información sobre la religión: información sobre su religión para pagar los impuestos religiosos en su nombre; la base legal según la legislación alemana es el artículo 26(1) de la Bundesdatenschutzgesetz.

Italia

Información sindical: información relativa a su afiliación a un comité de empresa para pagar las cuotas de afiliación en su nombre (siempre que usted dé su consentimiento).

Polonia

Información personal para la administración del Plan de Capital de los Empleados: información personal según sea necesario para cumplir con la Ley del 4 de octubre de 2018 sobre los Planes de Capital de los Empleados; la base legal es el cumplimiento de la ley;
Información de salud: el estado de discapacidad y otras categorías de datos de salud se procesan para proporcionar apoyo y beneficios adicionales a los que puede tener derecho legalmente; la base legal es el cumplimiento de la ley;
Copia de su permiso de trabajo para verificar su derecho a trabajar: una copia de su permiso de trabajo almacenada por Recursos Humanos para verificar su derecho a trabajar; la base legal es el cumplimiento de la ley, en línea con el art. 2 y 3 de la Ley de 15 de junio de 2012
Detalles de la cuenta bancaria: los detalles de la cuenta bancaria se procesan para realizar pagos a su cuenta bancaria, a menos que haya solicitado que los pagos se le paguen directamente en efectivo; la base legal es su consentimiento;
Detalles del automóvil: la información sobre su automóvil privado se procesa para tramitar los permisos y las asignaciones de automóviles cuando corresponda; la base legal son los intereses legítimos; y
Información sobre sindicatos: detalles de afiliación sindical para deducir y pagar cuotas sindicales de su nómina (sujeto a su consentimiento) y para proporcionar a los representantes beneficios en relación con esas actividades; la base legal es el cumplimiento de la Ley del Trabajo.

Portugal

Información biométrica: datos de las huellas dactilares para gestionar la asistencia, el control de horarios y el acceso a nuestras instalaciones, solo en la medida que lo permita la legislación nacional; e
Información sindical: información relativa a su afiliación a un sindicato para pagar las cuotas de afiliación en su nombre (siempre que usted dé su consentimiento).

España

Información sindical: información sobre su función como representante de los empleados (siempre que usted dé su consentimiento).

Suecia

Información sindical: información relativa a su afiliación a un sindicato para pagar las cuotas de afiliación en su nombre (siempre que usted dé su consentimiento).

Suiza

Información sobre religión: información sobre su religión para pagar impuestos religiosos en su nombre (siempre que usted dé su consentimiento).

Reino Unido

Información médica: en virtud de lo permitido por la Ley de protección de datos del Reino Unido de 2018, recopilamos información sobre el motivo de la ausencia de un empleado en el trabajo, así como el asesoramiento o tratamiento médico solicitado para determinar si es necesaria una adaptación o si el empleado está en condiciones de trabajar; y
Copia del documento de identidad para verificar el derecho al trabajo: copia de su documento de identidad almacenada por RRHH para verificar su derecho al trabajo; la base jurídica según la legislación británica es la Ley de Inmigración, Asilo y Nacionalidad de 2006.

Estados Unidos

Información sobre raza y origen étnico: datos sobre la raza para fomentar la diversidad y presentar informes a la administración, de acuerdo con nuestros intereses legítimos y nuestras obligaciones legales;
Información de las redes sociales: información de las redes sociales que usted comparte voluntariamente con nosotros, como cuando solicita un puesto en nuestra empresa a través de LinkedIn, por nuestros intereses legítimos;
Historial de direcciones anteriores: historial de direcciones anteriores recopilado durante el proceso de contratación, por nuestro interés legítimo; y
Derechos de privacidad: los derechos mencionados en la sección "¿Qué derechos tiene usted?" sólo están disponibles para las personas en el estado de California.

PN-GL-HR-ACCO-2023.03

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Aviso de RR. HH. sobre la privacidad

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