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Data di validità: 01/03/2023
ACCO Brands Corporation, comprese le sue affiliate (collettivamente, "ACCO Brands", "noi", “ci" o "la nostra azienda"), si impegna a salvaguardare la privacy di candidati, dipendenti attuali, ex dipendenti e appaltatori che lavorano per conto della nostra azienda.
I punti chiave di questa informativa che dovresti conoscere sono i seguenti:
Questa informativa descrive come raccogliamo e utilizziamo i tuoi dati personali durante il processo di reclutamento, durante il rapporto di lavoro subordinato o contrattuale con la nostra azienda.
In alcune regioni, potrebbero applicarsi obblighi giuridici diversi e potremmo anche raccogliere diversi tipi di dati personali. Le informazioni specifiche a ogni Paese sono descritte nell'Allegato 1alla presente informativa.
Per i candidati, attuali ed ex dipendenti, il controllore dei vostri dati personali è generalmente l'entità alla quale vi state candidando, con la quale avete il rapporto di lavoro subordinato o dalla quale eravate precedentemente assunti.
Per i contraenti, il controllore dei vostri dati personali è generalmente l'entità a cui state fornendo servizi.
Per un numero limitato di scopi, la nostra entità ACCO Brands US, ACCO Brands USA LLC ("ABUL") e la rispettiva entità locale agiranno come controllori congiunti. Ciò significa che ciascuno di ABUL e l'entità locale sono responsabili di decidere come detenere e utilizzare le informazioni personali su di voi, ma che ABUL e l'entità locale collaboreranno anche per garantire la conformità alla protezione dei dati. Ulteriori dettagli su questo argomento sono disponibili nella sezione "Con chi condividiamo i dati personali?
Per gestire l’assunzione, il rapporto lavoro o contrattuale, raccoglieremo e utilizzeremo i seguenti dati personali:
Raccogliamo anche le seguenti categorie speciali di dati personali (spesso chiamati dati sensibili):
Raccogliamo i dati personali da voi direttamente e da terzi, come le agenzie di reclutamento. Usiamo questi dati per gli scopi elencati di seguito nella sezione Modalità di utilizzo dei dati personali dei dipendenti e base giuridica pertinente.
Utilizziamo i suoi dati personali per gli scopi e secondo le basi legali descritte qui di seguito. Abbiamo raggruppato i "Tipi di dati personali trattati" per ogni scopo per facilitare la lettura di questo Avviso; tuttavia, trattiamo solo i tipi di dati personali necessari per raggiungere il rispettivo scopo elencato.
Le basi giuridiche su cui ci basiamo sono:
Se avete domande o volete ulteriori informazioni sugli scopi, le basi giuridiche o i tipi di dati trattati, contattateci a DataPrivacy@acco.com.
Finalità | Tipi di dati trattati | Base giuridica |
---|---|---|
Assunzione Trattiamo i dati personali al fine di trovare potenziali candidati, condurre colloqui e, infine, assumere i migliori candidati. |
Dati personali Dati prima dell'assunzione |
Interessi legittimi Osservanza della legge Consenso |
Onboarding Una volta selezionato un candidato, trattiamo i suoi dati personali per inserirlo nel nostro organico. |
Dati personali Dati prima dell'assunzione Dati sull’impiego Dati finanziari Dati sanitari |
Stipula ed esecuzione del contratto Osservanza della legge |
Timbratura cartellino e buste paga Trattiamo i dati personali per tenere traccia del tempo lavorato dai dipendenti, gestire le ferie e amministrare le buste paga. |
Dati personali Dati sull’impiego |
Stipula ed esecuzione del contratto Osservanza della legge |
Amministrazione dei benefit Trattiamo i dati personali come parte dell'amministrazione dei benefit, oltre a fornire indennità di mensa (ove applicabili), copertura assicurativa, fondi pensionistici e benefit azionari. |
Dati personali Dati sull’impiego Dati sanitari |
Stipula ed esecuzione del contratto Osservanza della legge Interessi legittimi |
Sviluppo e gestione delle performance Utilizziamo i dati personali per le performance e la gestione dei talenti, la successione e pianificazione della carriera, la formazione, lo sviluppo della carriera e della leadership, l’aggiudicazione dei premi, le metriche sulla diversità e lo svolgimento di sondaggi tra i dipendenti. Utilizziamo anche i dati personali ogni volta che è necessario nella gestione dei processi disciplinari. |
Dati personali Dati sull’impiego Informazioni sui computer e sulla rete |
Stipula ed esecuzione del contratto Interessi legittimi |
Offboarding Trattiamo i dati personali nell’ambito del processo di offboarding, anche per assicurarci che i dipendenti siano adeguatamente retribuiti, per rimuovere l’accesso al sistema da parte dei dipendenti e per condurre i colloqui di fine rapporto. Ove appropriato, forniamo anche lettere di referenze che confermano l'impiego di un ex dipendente presso ACCO Brands. |
Dati personali Dati prima dell'assunzione Dati sull’impiego Dati finanziari |
Stipula ed esecuzione del contratto Osservanza della legge Consenso Facciamo affidamento sul tuo consenso esplicito per le interviste e i questionari di uscita volontaria. Ci affidiamo anche al tuo esplicito consenso per l'emissione di lettere di referenze. |
Comunicazioni |
Dati personali Fotografie e video |
Consenso Interessi legittimi |
Salute e sicurezza Trattiamo i dati personali per condurre valutazioni ergonomiche, garantire che le persone ricevano le cure mediche per gli infortuni sul posto di lavoro, gestire le richieste di risarcimento dei lavoratori e osservare le eventuali restrizioni sul lavoro obbligatorie dal punto di vista sanitario. |
Dati personali Dati sull’impiego Dati sanitari |
Osservanza della legge Interessi legittimi Interessi vitali dell'individuo |
Accesso alle strutture e sicurezza Utilizziamo i dati personali per fornire alle persone l'accesso alle nostre strutture e aree di parcheggio emettendo badge identificativi o permessi di parcheggio. Trattiamo anche i dati personali sotto forma di registrazioni TVCC. |
Dati personali Registrazioni CCTV |
Stipula ed esecuzione del contratto Interessi legittimi |
Amministrazione aziendale Trattiamo i dati personali come parte della gestione della nostra attività, inclusa la gestione delle spese, i viaggi di lavoro, la pianificazione, il budget, la calibrazione, l'organico, l'esecuzione di strumenti legali, la fornitura dell'accesso al sistema, la gestione dei nostri sistemi IT e dell'infrastruttura, la creazione di elenchi aziendali, l'esecuzione di accordi con altre entità e gestione dei rapporti con altre entità. |
Dati personali Dati sull’impiego Dati finanziari Informazioni sui computer e sulla rete |
Interessi legittimi |
Sicurezza informatica Trattiamo i dati personali per proteggere la sicurezza e la funzionalità dei nostri sistemi e dati, ivi inclusa l'autenticazione dell'accesso degli utenti, la gestione dei firewall, la gestione della protezione antivirus e anti-malware, l’analisi dei registri di accesso al sistema, il monitoraggio dei sistemi relativamente alle attività dannose, la prevenzione dei tentativi di phishing, l'identificazione e la risoluzione delle violazioni della sicurezza e la prevenzione delle frodi. Il team di Cyber Security esegue anche periodiche campagne di phishing per misurare la capacità dei dipendenti di identificare e rispondere adeguatamente a potenziali e-mail di phishing. Potremmo anche accedere a computer, e-mail, messaggi istantanei, documenti e informazioni sulla rete di ACCO Brands come richiesto per indagare su potenziali violazioni della sicurezza (subordinatamente agli obblighi giuridici e in materia di privacy, nonché ai diritti del comitato aziendale o sindacale dei dipendenti). Tuttavia, non monitoriamo attivamente le e-mail dei dipendenti, i messaggi istantanei, l'utilizzo del computer o l'utilizzo di Internet. |
Dati personali Informazioni sui computer e sulla rete |
Osservanza della legge Interessi legittimi |
Promozione della conformità alle politiche aziendali e alla legge Trattiamo i dati personali per promuovere la conformità con il nostro Codice di condotta, le nostre politiche, le nostre procedure e la legge, ivi inclusi l’invio delle politiche ai dipendenti, il coordinamento della formazione, la richiesta ai dipendenti di rivelare i conflitti di interesse, la ricezione di segnalazioni dei dipendenti, il mantenimento della nostra hotline etica, lo svolgimento di indagini e di audit. Nell’ambito delle indagini, potremmo accedere a computer, e-mail, messaggi istantanei, documenti e informazioni di rete di ACCO Brands (subordinatamente agli obblighi giuridici e in materia di privacy, nonché ai diritti del comitato aziendale o sindacale dei dipendenti). |
Dati personali Dati sull’impiego Dati finanziari Informazioni sui computer e sulla rete Registrazioni CCTV |
Osservanza della legge Interessi legittimi |
Rispondere a richieste governative legittime e fornire volontariamente informazioni al governo Utilizziamo e forniamo i dati personali conformemente alle richieste legittime da parte delle autorità di vigilanza, civili o penali, anche per conformarci agli obblighi di sicurezza o di applicazione della legge. Per tutelare la nostra azienda, potremmo anche fornire volontariamente informazioni al governo o ad enti di autoregolamentazione.
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Dati personali Dati prima dell'assunzione Dati sull’impiego Dati finanziari Informazioni sui computer e sulla rete Dati sanitari Registrazioni CCTV |
Osservanza della legge Interessi legittimi |
Avanzare e difendere azioni legali Utilizziamo i dati personali quando avanziamo o difendiamo azioni legali, come nelle controversie di lavoro. Possiamo anche utilizzare i dati personali per rispondere alle richieste conoscitive nei contenziosi.
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Dati personali Dati prima dell'assunzione Dati sull’impiego Dati finanziari Informazioni sui computer e sulla rete Dati sanitari Registrazioni CCTV |
Interessi legittimi Avanzare o difendere un’azione legale |
ACCO Brands USA LLC (ABUL)
La maggior parte dei vostri dati personali rimarrà presso il vostro responsabile locale del trattamento, anche se i dati personali trattati per le finalità elencate di seguito possono essere trasferiti ad ABUL negli Stati Uniti per rispettare gli obblighi di legge o per i legittimi interessi del vostro responsabile locale del trattamento e di ABUL.
Per i seguenti scopi, ABUL e la vostra entità locale agiranno come controllori congiunti:
Potenziali acquirenti
Non rivendiamo i dati personali dei dipendenti, sebbene possiamo trasferire tali informazioni a un potenziale acquirente della nostra azienda, inclusi i consulenti, gli avvocati o i consulenti finanziari del potenziale acquirente.
Fornitori di servizi
Infine, condividiamo i dati personali anche con le seguenti categorie di terzi:
Richiediamo ai responsabili del trattamento dei dati di terze parti di implementare misure tecniche e organizzative adeguate per proteggere i dati personali, per informarci di una potenziale violazione dei dati e non utilizzare i dati personali per finalità diverse dalla fornitura di servizi alla nostra azienda.
I dati personali possono essere trasferiti ad ABUL e ai fornitori di servizi negli Stati Uniti come descritto sopra. I dati personali riguardanti i dipendenti nello Spazio Economico Europeo ("SEE") possono essere trasferiti ai fornitori di servizi e alla gestione regionale delle risorse umane situati nel SEE e nel Regno Unito.
Ogni volta che i dati vengono inviati a paesi terzi, prendiamo misure per garantire che siano adeguatamente protetti. Questo viene fatto attraverso decisioni di adeguatezza approvate dal governo, certificazioni, regole aziendali vincolanti o clausole contrattuali standard. Se avete domande sui metodi che utilizziamo per garantire un'adeguata protezione dei dati, potete contattare DataPrivacy@acco.com in qualsiasi momento.
I dipendenti fruiscono di diritti su come vengono utilizzati i loro dati personali, inclusi:
Esercizio dei diritti
I dipendenti possono esercitare i loro diritti contattando Ufficio del Personale o contattandoci utilizzando le informazioni contenute nella sezione “Referenti in caso di domande o dubbi sui dati personali" sottostante.
Limitazioni
Questi diritti possono essere limitati, ad esempio, se durante l'adempimento della richiesta del dipendente vengono divulgate informazioni su un altro individuo o se il dipendente ci chiede di cancellare i dati che siamo legalmente tenuti ad archiviare o che necessitiamo per gestire la nostra azienda. Possono anche essere limitati da privilegi e tutele legali.
Inoltre, se lei revoca il suo consenso o rifiuta di dare il consenso, non potremo trattare i suoi dati per quello scopo specifico. La revoca del consenso si applicherà a tutti i trattamenti successivi alla data della revoca, ma non a quelli avvenuti prima di tale data.
Denunce, contestazioni
Se hai un problema di privacy, puoi contattare i dettagli di contatto nella sezione "Chi devo contattare per domande o dubbi sui miei dati personali?" qui sotto. Avete anche il diritto di presentare un reclamo all'autorità competente per la protezione dei dati della vostra regione.
Conserveremo i dati personali dei dipendenti per tutto il tempo necessario a soddisfare lo scopo per il quale sono stati raccolti. Conserveremo anche le informazioni dei dipendenti secondo necessità e per stabilire la conformità con i nostri obblighi giuridici. Per ulteriori dettagli, consultare la politica e il programma di conservazione dei documenti di ACCO Brands, disponibile sull'intranet aziendale.
Man mano che la nostra attività si evolve e nuovi processi vengono implementati o modificati, potrebbe essere necessario aggiornare questo avviso. Se ci sono modifiche significative a questo avviso, vi informeremo per iscritto, ad esempio via e-mail. Aggiorneremo anche la Data di validità per mostrare la data di revisione più recente.
In caso di dubbi sulla presente informativa o sui dati personali, si consiglia di contattare Ufficio del Personale. È anche possibile contattare DataPrivacy@acco.com in qualsiasi momento.
Per alcune regioni, ACCO Brands ha nominato responsabili locali per la protezione dei dati. Eventuali domande o dubbi sui dati personali possono essere inviati al responsabile della protezione dei dati pertinente utilizzando i dati di contatto di seguito:
ABUL ha nominato il seguente rappresentante per la protezione dei dati nell'UE:
Leitz ACCO Brands GmbH & Co KG
Siemensstraße 64,
70469 Stuttgart, Germania
DataPrivacy@acco.com
ABUL ha nominato il seguente rappresentante per la protezione dei dati nel Regno Unito:
ACCO UK Limited
Millennium House, 65 Walton Street
Aylesbury, Buckinghamshire, HP21 7QG
DataPrivacy@acco.com
In alcune regioni potrebbero applicarsi obblighi giuridici aggiuntivi e potremmo anche raccogliere altri tipi di dati personali. Di seguito è riportato un elenco di disposizioni specifiche per ogni Paese.
PN-GL-HR-ACCO-2023.03|||